|
Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret
Bakanlığından:
ELEKTRONİK DEFTER GENEL TEBLİĞİ (SIRA NO: 1)’NDE
DEĞİŞİKLİK YAPILMASINA DAİR TEBLİĞ
(SIRA NO: 3)
MADDE 1 – 13/12/2011 tarihli ve
28141 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Elektronik Defter Genel Tebliği
(Sıra No: 1)’nin 3 üncü, 4 üncü, 5 inci, 6 ncı ve 7 nci bölümleri
aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.
“3. Genel
Olarak e-Defter Uygulaması ve e-Defter Uygulamasına Dâhil Olma Zorunluluğu
3.1.
Genel Olarak e-Defter Uygulaması
3.1.1. e-Defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak
Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması
zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik
kayıtlar bütünü olup, bu uygulama yoluyla defter dosyalarının elektronik
dosya biçiminde hazırlanması, kağıda
bastırılmaksızın oluşturulması, kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün
ve kaynağının doğruluğunun elektronik imza/mali mühür araçları ile garanti
altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesi
sağlanmaktadır.
3.2.
e-Defter Uygulamasına Dâhil Olma Zorunluluğu
3.2.1. Aşağıda sayılan mükelleflerin e-Defter
uygulamasına dâhil olmaları zorunludur.
1- e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan
mükellefler.
2- Türk Ticaret Kanununun 397 nci
maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler.
3.2.2. Başkanlık, yapılan analiz veya inceleme
çalışmaları neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu
tespit edilen mükellefleri veya mükellef gruplarını faaliyet, sektör ve
ciro tutarına bağlı olmaksızın, yazılı bildirim yapmak ve geçiş
hazırlıkları için en az 3 ay süre vermek suretiyle e-Defter uygulamasına
geçme zorunluluğu getirmeye yetkilidir. Kendisine yazılı bildirim yapılan
mükelleflerin, yazılı bildirimde belirtilen süreler içinde e-Defter
uygulamasına dâhil olması gerekmektedir.
3.2.3. 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa
ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu
kuruluşlarının e-Defter uygulamasından yararlanma zorunluluğu bulunmamakla
birlikte isteğe bağlı olarak uygulamaya dâhil olabilirler.
3.2.4. Bu Tebliğ ile belirlenen zorunluluk kapsamına
girmeyenlerden 17/12/2017 tarihli ve 30273 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Vergi Usul Kanunu
Genel Tebliği (Sıra No: 486) ile usul ve esasları belirlenen Defter Beyan
Sistemi kapsamı dışında kalan mükelleflerin de istemeleri halinde e-Defter
uygulamasına dâhil olması mümkündür. e-Defter uygulamasına isteğe bağlı
olarak dâhil olanlar, başvurularını izleyen ayın başından itibaren
defterlerini e-Defter olarak tutabilirler.
3.2.5. e-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu olduğu
belirtilen mükellefler; tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde birleşme
ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür (nev’i)
değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen
tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nev’i)
değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler elektronik
defter uygulamasına geçmek zorundadır. Uygulamalara geçme süresi hiçbir
koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından
itibaren 3 ayı geçemez.
3.2.6. e-Defter uygulamasına dâhil olma zorunluluğu
bulunan mükelleflerden;
1- e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan
mükellefler, e-Fatura uygulamasına geçiş süresi içinde (e-Fatura
uygulamasına yıl içinde zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen
yılın başından itibaren),
2- Bu Tebliğ yayım tarihi itibarıyla Türk Ticaret
Kanununun 397 nci maddesinin dördüncü fıkrası
uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler 1/1/2020
tarihinden itibaren, 2020 ve müteakip yıllarda bağımsız denetime tabi olma
şartlarını sağlayan mükellefler ise şartların sağlandığı yılı takip eden
yılın başından itibaren,
e-Defter uygulamasına geçmek ve edefter.gov.tr
adresinde format ve standardı belirlenen defterleri e-Defter olarak tutmak
zorundadırlar.
3.2.7. Zorunluluk getirildiği halde e-Defter uygulamasına
süresi içinde geçmeyen mükellefler hakkında Vergi Usul Kanununda öngörülen
cezai hükümler uygulanır.
4.
Uygulamadan Yararlanmaya İlişkin Usul ve Esaslar
4.1.
Başvuru
4.1.1. Bu Tebliğ kapsamında gerek zorunlu olarak gerekse
ihtiyari olarak defterlerini elektronik ortamda oluşturacak, kaydedecek, muhafaza
ve ibraz edecek gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıda yer alan
şartları yerine getirerek edefter.gov.tr
adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak e-Defter uygulamasına
başvuruda bulunması gerekmektedir.
a) Gerçek kişi mükelleflerin Elektronik İmza Kanunu
hükümleri çerçevesinde üretilen Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) veya
bu Tebliğ çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları.
b) Tüzel kişi mükelleflerin bu Tebliğ çerçevesinde
Mali Mühür temin etmiş olmaları.
c) e-Defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması,
saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın, Başkanlıktan uyumluluk
onayı almış bir yazılım olması.
4.1.2. Başkanlık veya Genel Müdürlük, gerek görmesi
halinde başvuru sürecinde edefter.gov.tr
adresinde yayımlanan kılavuzlara ilave olarak diğer teknik bilgi ve belge
talebinde bulunabilir.
4.1.3. e-Defter uygulamasından yararlanan kayıtlı
kullanıcıların güncel listesi edefter.gov.tr
adresinden yayımlanır.
4.2.
Yazılımların Uyumluluk Onayı
4.2.1. Defterlerini elektronik ortamda oluşturacak,
kaydedecek, muhafaza ve ibraz edecek gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin,
e-Defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında
kullanacakları yazılımın Başkanlıktan uyumluluk onayı almış bir yazılım
olması gerekmektedir.
4.2.2. Müşterilerinin ihtiyaçları doğrultusunda özel veya
paket yazılım üreten yazılım üreticileri ile yazılımlarını kendi geliştiren
mükellefler, bu Tebliğde belirtilen esaslara uygun e-Defter oluşturan,
kaydeden, onaylayan, muhafaza eden yazılımlarının onaylanması amacıyla,
aşağıda yer alan bilgi ve belgeler ile birlikte Başkanlığa yazılı olarak
başvuruda bulunacaktır:
a) Onay talebine ilişkin yazılı dilekçe.
b) Yazılımın adı, sürüm numarası gibi ayırt edici
özellikleri.
c) Onayı istenen yazılım ile ilgili olarak aşağıda
yer alan bilgileri içeren teknik doküman veya dokümanlar:
1- Yazılımın geliştirilmesinde kullanılan
programlama dili, dosya sistemi, çalıştığı işletim sistemi gibi genel özellikleri.
2- Bu Tebliğde yer alan oluşturma, kaydetme,
onaylama, muhafaza ve ibraz gibi temel süreçlere ait iş akış şemaları.
ç) Bu Tebliğ çerçevesinde belirlenen format ve
standartlara uygun olarak ve onaya sunulan yazılım tarafından oluşturulan
elektronik imzalı veya mali mühürlü elektronik defter örnekleri.
d) Gerek duyulması halinde onaylanması istenen
yazılımın kuruluma hazır bir örneği.
4.2.3. Aşağıda sayılan hususlarda yapılacak testleri
başarılı bir şekilde tamamlayan yazılımlara uyumluluk onayı verilecektir:
a) edefter.gov.tr
adresinden duyurulan kılavuzlarda öngörülen veri standartları ve formata
uygun olarak elektronik kayıt oluşturulması.
b) e-Defterlerin üretilmesi, kaydedilmesi ve
bunların ibrazına ilişkin şartların sağlanması.
c) Mali Mühür, elektronik imza, mobil imza ve zaman
damgası kullanımının doğru bir şekilde gerçekleştirilmesi.
ç) edefter.gov.tr
adresinde açıklanan Elektronik Defter Uygulaması onay süreçlerine ilişkin
işlemlerin yerine getirilmesi.
d) Duyurulan diğer şartların yerine getirilmesi.
4.2.4. Yazılımların testleri üreticileri tarafından
yaptırılacak ve testi başarılı biçimde tamamlayanlar edefter.gov.tr
adresinden ilan edilecektir. İlan edilen yazılımlar aracılığı ile e-Defter
tutacakların ayrıca test yapmalarına gerek bulunmamaktadır. Kendi
yazılımını kendisi geliştiren mükelleflerden test sürecini başarılı bir
şekilde tamamlayanlar internet sitesinden ilan edilmeyecektir. Uyumluluk
onayları ile ilgili test planı, test süreci ve ilgili diğer teknik
dokümanlar edefter.gov.tr
adresinden duyurulacaktır.
4.2.5. Başkanlık tarafından uyumluluk onayı verilen
yazılımlarda, yazılım üreticileri veya yazılımlarını kendi geliştiren
mükellefler tarafından gerçekleştirilecek güncellemelerin de Başkanlık
tarafından teste tabi tutulması gerekmektedir. Başkanlık tarafından yapılan
testleri başarılı şekilde tamamlayan güncel yazılımlar edefter.gov.tr
adresinde ilan edilecektir.
4.3. e-Defter Dosyalarının Oluşturulması ve Berat
Dosyalarının e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi:
4.3.1. Bu Tebliğ kapsamında e-Defter uygulamasına dâhil
olanlar, edefter.gov.tr adresinde
duyurulan format ve standartlara uygun olarak aylık dönemler itibarıyla
e-Defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. Bu Tebliğ
kapsamında e-Defter uygulamasına dahil olan
mükellefler dahil oldukları aydan itibaren söz konusu defterlerini kâğıt
ortamında tutamazlar. Bu mükelleflerin kağıt
ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır.
4.3.2. Vergi Usul Kanununun 219 uncu maddesinin (b)
bendinde belirtilen ve defter kaydı yerine geçecek belgelerin (bundan sonra
“Muhasebe Fişi” olarak anılacaktır), e-Defter kayıtları ile birlikte
muhafaza edilmesi ve yetkili mercileri tarafından istenildiğinde ibraz
edilmesi zorunludur.
4.3.3. e-Defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına
ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın alınması kapanış
onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait
defterlerin noter onayı yerine geçer.
4.3.4. Uygulamadan yararlananlar aylık dönemler halinde
oluşturacakları e-Defter ve berat dosyalarını, aşağıda belirtilen sürelerde
oluşturmak, NES veya Mali Mühürle zaman damgalı imzalamak/onaylamak ve
berat dosyaları e-Defter uygulamasına yüklemek suretiyle Başkanlıkça onaylı
halini almak zorundadırlar:
1- Defter ve berat dosyalarının ilgili olduğu ayı
takip eden üçüncü ayın son gününe kadar,
2- Hesap dönemlerinin son ayına ait defter ve berat
dosyaları, gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verildiği ayın son
gününe kadar.
3- Dileyen mükellefler, her hesap
dönemine ilişkin ilk ayda (hesap dönemi içinde işe başlayanlarda işe başlanılan
ayda), tercihlerini e-Defter uygulaması aracılığıyla elektronik ortamda
bildirmeleri şartıyla, her bir geçici vergi döneminin aylarına ait e-Defter
ve berat dosyalarını her ay için ayrı ayrı olmak
üzere, ilgili olduğu geçici vergi dönemine ilişkin geçici vergi
beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar (son dönem geçici vergi
dönemine ilişkin ayların defter ve berat dosyalarının gelir vergisi
mükelleflerinde gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar,
kurumlar vergisi mükelleflerinde ise kurumlar vergisi beyannamesinin
verileceği ayın sonuna kadar) oluşturma, NES veya Mali Mühürle
imzalama/onaylama ve berat dosyalarını e-Defter uygulamasına yükleyerek
Başkanlıkça onaylı halini alma imkânından da yararlanabilirler. Tercihlerini bu bentte belirtilen süre içinde
bildirmeyen mükellefler hakkında bu fıkranın 1 ve 2 numaralı bentlerinde
belirtilen tarihler esas alınır. Ayrıca yapılan tercih, tercih bildirim
süresi içinde yapılan değişiklikler hariç olmak üzere, müteakip hesap
dönemlerine ait tüm aylar için geçerlidir. Tercihini geçici vergi dönemi
bazında yapan mükelleflerden, defter ve berat dosyalarına ilişkin
işlemlerini belirtilen sürede gerçekleştirmeyenler hakkında cezai müeyyidelerin
tayininde her bir ay, ayrı ayrı dikkate alınır.
Bu fıkrada yer alan açıklamalar çerçevesinde defter
ve berat dosyalarını oluşturma, NES veya Mali Mühürle imzalama/onaylama ve
Başkanlık onaylı berat dosyalarını alma süreleri aşağıdaki tabloda
belirtilmektedir.
4.3.5. Başkanlık
Mali Mührünü de içeren berat dosyaları e-Defter tutanlar tarafından
e-Defter uygulamasından indirilerek, istenildiğinde yetkili birimlere ibraz
edilmek üzere ilgili olduğu e-Defter dosyaları ile ilişikli şekilde
birlikte muhafaza edilir.
4.3.6. Başkanlık bu bölümde belirtilen e-Defter
oluşturma, imzalama ve elektronik defter ve/veya beratlarının Başkanlık
sistemine yüklenmesine ilişkin süreleri gerek görmesi halinde bir aya kadar
uzatmaya yetkilidir. Başkanlık süre uzatımı yetkisini il, bölge, sektör ve
mükellef grupları için kullanabileceği gibi tüm e-Defter kullanıcılarını kapsayacak
şekilde de kullanabilir.
4.3.7. e-Defter ve berat dosyalarının mükelleflerin
kendilerine ait NES veya Mali Mühür ile imzalanması esas olmakla birlikte,
mükellefler tarafından noterde tanzim olunan özel vekaletnamede
veya Başkanlık tarafından belirlenen usullere göre oluşturulan elektronik
imzalı muvafakatnamede belirtilmesi kaydıyla;
Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin
veya yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firmalarının ya da defter
tutma hususunda 3568 sayılı Kanun hükümleri çerçevesinde yetki verilen
meslek mensuplarının Mali Mührü ya da NES’i ile
zaman damgalı olarak imzalanması/onaylanması ve bunlar tarafından defter ve
berat dosyalarının Başkanlık sistemlerine yüklenmesi de mümkündür. Bu
amaçla tanzim olunan özel vekaletnamede veya muvafakatnamede; hangi ay/yıl/hesap dönemine ait
e-Defter ve beratların hangi özel entegratör veya
yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firmaları ya da meslek mensubu
tarafından imzalanmasına yetki verildiği açık bir şekilde belirtilmeli ve
mükellef tarafından söz konusu vekâletname veya muvafakatname
bilgilerinin e-Defter uygulaması aracılığı ile Başkanlık sistemine yüklenmesi
gerekmektedir. Tanzim olunan özel vekaletname veya muvafakatname
bilgilerinin Başkanlık sistemine yüklenmesini müteakip, vekaletnamede veya muvafakatnamede belirtilen ay/yıl/hesap dönemlerine ait
e-Defter ve beratların özel entegratörün, yazılım
uyumluluk onayı verilen yazılım firmalarının ya da meslek mensubunun Mali
Mührü ya da NES’i ile de imzalama ve yükleme işlemleri
gerçekleştirilebilir. Bu suretle özel entegratörlere,
yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firmalarına ya da meslek
mensuplarına e-Defter dosyalarının ve beratlarının imzalanma ve yükleme
izninin verilmesi, mükelleflerin bu işlemlerden doğan hukuki ve cezai
sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Vekaletnamede
veya muvafakatnamede belirtilmeyen ay/yıl/hesap
dönemlerine ait e-Defter ve beratların mükellefin kendisine ait NES veya
Mali Mühür ile zaman damgalı olarak imzalanması gerekmektedir. Başkanlık,
bu fıkranın uygulanmasına ilişkin usul ve esasları edefter.gov.tr
adresinde yayımlanacak kılavuzlar ile belirler.
4.3.8. e-Defter ve berat
dosyalarının oluşturulması, imzalanması/onaylanması için bu bölümde
belirtilen süreler, e-Defterlerin Başkanlık tarafından belirlenen format ve
standartta oluşturulması, imzalanması, oluşturulan e-Defterlerin teknik
kontrollerden geçirilmesi, gerçekleştirilen muhasebe kayıtlarının tamamının
oluşturulan e-Defter dosyalarında bulunup bulunmadığının kontrol edilmesi
ve e-Defter dosyalarına ait berat dosyalarının oluşturulması, imzalanması
ve bu beratların Başkanlık sistemine yüklenmesi için öngörülen azami
süreler olup beyanname ve ödeme sürelerini herhangi bir şekilde
etkilememektedir. Belirtilen
süreden önceki tarihlerde de e-Defterlerin oluşturulması ve Başkanlık
sistemlerine e-Defter berat dosyalarının yüklenmesi de mümkündür.
4.3.9. Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter
kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap
dönemi veya takvim yılı içerisinde de e-Defter tutmaya başlanabilir. Ancak
hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde e-Defter tutmaya başlayanlar,
başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış
tasdiki yaptıracaklardır.
4.3.10. Yukarıda sayılan işlemlerin neticesinde
oluşturulan e-Defterler, Başkanlık tarafından onaylanan beratları ile
birlikte muhafaza ve ibraz edilmesi koşuluyla Vergi Usul Kanunu ve Türk
Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.
4.3.11. Başkanlık tarafından gerçekleştirilen berat onay
işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk
denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer
incelemeleri ifade etmemektedir.
4.3.12. Herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeni
ile beratların Başkanlık tarafından onaylanması işleminin
gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar, NES veya Mali Mühür ile
zaman damgalı olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. Bu kapsamda
kullanılacak olan zaman damgaları TÜBİTAK-UEKAE’den
temin edilecektir. Beratların, Başkanlığa sunumunu engelleyen kesinti veya
arıza durumunun ortadan kalkmasını takiben ilgili beratların tekrar Başkanlık
onayına sunulması işlemi gerçekleştirilecektir.
4.4.
e-Defter Dosyaları, Berat Dosyaları ve Muhasebe Fişlerinin Muhafaza ve
İbrazı
4.4.1. Bu Tebliğ kapsamında, e-Defter uygulamasına dâhil
olanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara
uygun hareket etmek zorundadırlar:
a) e-Defter dosyaları ve bunlara ait berat
dosyaları birbirleri ile ilişkili şekilde elektronik ortamda, muhasebe fişleri
ise kağıt ve/veya elektronik ortamda,
istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmek zorundadır.
b) e-Defter dosyaları, berat dosyaları ve elektronik ortamda
oluşturulan muhasebe fişlerinin veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının
inkâr edilmezliği, NES veya Mali Mühür ile garanti altına alındığı için kağıt ortamında saklanmayacak (kağıt ortamda tutulması
tercih edilen muhasebe fişleri hariç) ve elektronik ortamdaki bu dosyaların
kağıt ortamdaki hali hukuken hüküm ifade etmeyecektir.
c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar,
e-Defter dosyaları, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişleri ve
ilgili berat dosyalarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer
düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik
ortamlarda (kağıt ortamda tutulması tercih edilen
muhasebe fişleri kağıt ortamda) muhafaza ve istenildiğinde elektronik,
manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde
ibraz etmekle yükümlüdür.
ç) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, e-Defter
dosyalarının, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin ve berat dosyalarının
doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve
mali mühür değerleri dâhil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile
doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, e-Defterlere
istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir
biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt
baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
d) e-Defter ve berat dosyalarının e-Defter
uygulamasına dâhil olan mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde
muhafaza edilmesi mecburidir. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında
muhafaza işlemi, muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmamakta ve
Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir.
Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye
Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi
zorunludur.
e) e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat
dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak
şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve
Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin
bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile
muhafaza edilmesi zorunludur. e-Defter ve
beratların teknik yeterliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta saklama izni
verilen özel entegratörlerin bilgi işlem
sistemlerinde muhafaza usulü ile muhafaza edilmesi sürecinde e-Defter
uygulamasına dâhil olan mükellefler ve özel entegratörler
tarafından uyulması gereken genel, gizlilik ve güvenliğe ilişkin usul ve
esaslar, Başkanlık tarafından hazırlanarak edefter.gov.tr
adresinde yayımlanan “e-Defter Saklama Kılavuzu”nda açıklanır. e-Defter ve berat dosyalarına ait ikincil kopyalarının
bu fıkra uyarınca muhafazası için gerekli yükleme işlemlerinde bu Tebliğin
(4.3.4) numaralı fıkrasında belirtilen süreler dikkate alınır.
f) Başkanlıktan e-Defter saklama hizmeti konusunda
izin alan özel entegratörler, saklama hizmeti
verdikleri mükelleflere ait e-Defter dosyaları ve beratları ile bunlara
ilişkin bilgileri, mükellefin yazılı izni olmaksızın Başkanlık ve Genel
Müdürlük dışında üçüncü kişilerle paylaşamazlar. Özel entegratörler,
saklama hizmetini verdikleri mükelleflere ait e-Defterlerin bütünlüğünden,
güvenliğinden, gizliliğinden ve Başkanlığın ve Genel Müdürlüğün uzaktan
erişimine imkan sağlamaktan sorumludurlar.
Mükellefin yazılı izni olmaksızın, e-Defter bilgilerini Başkanlık ve Genel
Müdürlük dışındaki üçüncü kişilerle paylaştığı tespit olunan özel entegratörlerin diğer kanunların öngördüğü cezai
sorumlulukları dışında ayrıca Başkanlık tarafından özel entegratörlük
izinleri iptal edilebilir.
g) e-Defter ve berat dosyalarının ikincil
kopyalarının muhafaza işleminin Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin ya da Başkanlığın bilgi işlem
sistemlerinde muhafaza edilmesi, mükellefin asıl e-Defter ve berat dosyalarının
muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmaz. Bu çerçevede e-Defter ve
berat dosyalarının yetkili makamlara ibrazı öncelikle ilgili mükelleften
yazılı olarak istenecektir. İlgili mükellef tarafından
e-Defter dosyaları ile beratlarının yazılı talebe rağmen yetkili makamlara
ibraz edilmediğinin veya edilemediğinin tevsikini müteakip, saklama
hizmetini veren özel entegratörden Başkanlık
aracılığı ile ya da muhafaza işleminin Başkanlık sistemlerinde yapılması
halinde ise Başkanlıktan, resmi yazılı talepte bulunularak ilgili e-Defter
ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının ibrazı istenebilecektir. Bu
suretle Başkanlık aracılığı ile özel entegratörden
e-Defter dosyaları ve beratlarının ibrazı talep edildiğinde, ilgili özel entegratör ivedilikle (her hal ve şartta talebin tebliğ
tarihinden itibaren 15 günlük süreyi aşmayacak şekilde) Başkanlığa talep
edilen e-Defter ve berat dosyalarını ibraz etmek mecburiyetindedir. e-Defter ve berat dosyalarının saklama hizmeti verme
konusunda Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin
listesi edefter.gov.tr adresinde
Başkanlık tarafından yayımlanır.
5.
e-Defter Uygulamasından Yararlanma İzninin İptali
5.1. e-Defter oluşturma izni bulunmakla birlikte, bu
Tebliğde belirtilen veya bu Tebliğ kapsamında Başkanlık ve Genel Müdürlük
tarafından belirlenen usul ve esaslara uymayan ve yapılacak uyarıya rağmen
gerekli tedbirleri almayanların, e-Defter oluşturma izinleri yapılacak
değerlendirme üzerine iptal edilebilir. İzinleri iptal edilenler, bir yıl
süre ile e-Defter uygulamasından yararlanamazlar.
6.
Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler
6.1. e-Defter oluşturulurken, bu Tebliğde belirtilmeyen
hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret
Kanununda yer alan hükümlere uyulması zorunludur.
6.2. Bu Tebliğde yer alan usul ve esaslara aykırı
biçimde e-Defter oluşturan veya oluşturdukları e-Defterleri ve bunlarla
ilişkili berat dosyaları ile muhasebe fişlerini yetkili makamların isteği
üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul
Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümleri uygulanır.
6.3. e-Defter tutanlar bu Tebliğ çerçevesinde
oluşturdukları e-Defterlerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma
uygunluğunu sağlamaktan sorumlu olup, bu kapsamda Başkanlığın herhangi bir
sorumluluğu bulunmamaktadır. e-Defter beratı,
e-Defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, e-Defterlerin
içeriğine yönelik bir onayı ifade etmemektedir.
6.4. Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığı
gerek görmesi halinde, bu Tebliğde belirlenen esaslar ile sınırlı olmak
üzere, uygulamadan yararlananların, e-Defter saklama hizmeti veren özel entegratörlerin ve uyumluluk onayı verilen yazılım
firmalarının bilgi işlem sistemlerini ve/veya yazılım sistemlerini
denetleme veya denetlettirme yetkisine sahiptir. e-Defter
tutanlar, e-Defter saklama hizmeti veren özel entegratörler
ve uyumluluk onayı verilen yazılım firmaları bu denetimler sırasında,
gerekli her türlü imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım
izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadır. Bu kapsamdaki denetim
yetkisi mahallinde kullanılabileceği gibi, bu süreçte uzaktan erişim
yöntemlerinin kullanılması da istenilebilir.
6.5. Uyumluluk testini geçen yazılımların gerekli
şartları sürekli olarak taşımaları için bu yazılımların üreticilerinin ve
kullanıcılarının gerekli önlemleri almaları zorunludur. Başkanlıkça yapılan
kontroller sonrasında uyumlu yazılımlarda tespit edilen eksikliklerin
ilgili yazılımcı tarafından giderilmesi amacıyla Başkanlık nezdinde yapılan
testlerde belirtilen eksikliklerin belirlenen sürede giderilmemesi halinde;
uyumlu yazılım yetkisi belirli süre askıya alınabilir veya uyumlu yazılım
izni iptal edilebilir.
6.6. Bu Tebliğ kapsamında
e-Defter uygulamasına dâhil olanlar, e-Defter saklama hizmeti veren özel entegratörler ve uyumluluk onayı verilen yazılım
firmalarının, bilgi işlem sistemini oluşturan yazılım, donanım, dosya,
dokümantasyon ve benzeri unsurları, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen
denetim elemanlarının veya Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret
Bakanlığınca görevlendirilecek personelin erişimini ve denetlemesini
engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemez.
6.7. e-Defter uygulamasına dâhil olan mükelleflerin,
Tebliğin (4.3) numaralı bölümünün (ç) bendinde
belirtilen sürelerde e-Defter ve berat dosyalarını, oluşturmaması,
imzalamaması/onaylamaması veya oluşturulan e-Defter dosyaları ve/veya
bunlara ait berat dosyalarının Başkanlığın onayına sunulmak üzere Başkanlık
sistemlerine yüklememesi ya da süresinden sonra yüklenmesi halinde, diğer
vergisel yükümlülükler ile birlikte Vergi Usul Kanununda öngörülen cezai
hükümler uygulanır.
7. Diğer
Hususlar
7.1. e-Defter tutanlar,
Vergi Usul Kanununda belirtilen “Mücbir Sebep” halleri nedeniyle e-Defter
veya beratlarına ait kayıtlarının bozulması, silinmesi, zarar görmesi veya
işlem görememesi ve e-Defter ve berat dosyalarının muhafaza edildiği e-Defter
saklama hizmeti veren özel entegratör
kuruluşlardan veya Başkanlıktan ikincil örneklerinin temin edilemediği
hallerde, söz konusu durumların öğrenilmesinden itibaren tevsik edici bilgi
ve belgeleri ile birlikte 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu
yetkili mahkemesine başvurarak kendisine bir zayi belgesi verilmesini
istemelidir. Mahkemeden zayi belgesinin temin edilmesini müteakip, zayi
belgesi ile birlikte durumun Başkanlığa yazılı olarak bildirilmesi ve
Başkanlık tarafından istenilen bilgi ve belgelerin (talep edilecek bilgi ve
belgeler e-Defter Uygulama Kılavuzunda açıklanır) ibraz edilmesi halinde,
mükelleflerin zayi olan e-Defter kayıtlarının yeniden oluşturulması ve
bunlara ait yeni oluşturulan e-Defter ve berat dosyalarının e-Defter uygulaması
aracılığı ile Başkanlık sistemine yeniden yüklenmesi için Başkanlık
tarafından yazılı izin verilir.
7.2. e-Defter tutanlar, e-Defterlerin oluşturulması
sırasında kullandıkları bilgi işlem sisteminin sağlıklı biçimde çalışabilmesi
ile ilgili yeterli teknik ve güvenlik önlemlerini almakla yükümlüdür. e-Defter ve beratların imzalanmasında kullanılan
elektronik imza araçları ile mali mühürlerin, mükelleflerin elinde olmayan sebeplerle
arızalanması, çalınması ve benzeri diğer nedenlerle elektronik defter ve
beratların bu Tebliğde öngörülen sürelerde imzalama işleminin gerçekleştirilememesi
halinde, mükellefler söz konusu
durumu ve yeni elektronik imza aracının/mali mührün teminine yönelik başvuru
işlemlerinin yapıldığını tevsik eden bilgi ve belgelerle Başkanlığa
başvurmak zorundadır. Yeni elektronik imza aracının/mali mührün temin
edilmesini müteakip en geç üç iş günü içinde imzalanan e-Defter ve/veya
berat dosyalarının Başkanlık sistemine yüklenmesi gerekmektedir.
7.3. e-Defter tutanlar, e-Defterlerini oluşturdukları
ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu
sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş
günü içerisinde Başkanlığa bildirmek ve kayıtlarını nasıl tamamlayacağına
ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.
7.4. e-Defter tutanlar ve
e-Defter saklama hizmeti veren özel entegratörler,
kanunlarla yetkili kılınan kurum ve kişilerin talebi üzerine e-Defterlere
ait bilgilerin oluşturulması veya muhafazası sırasında kullanılan
donanımların bulunduğu adres veya adreslerde inceleme ve tespit
yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziki imkânı (uygun
donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi)
sunmak zorundadır.
7.5. Önceden haber verilmek ve hazırlıklar için yeterli
zaman tanınmak kaydıyla, e-Defterlere ilişkin format ve standartlarda
değişiklik yapılabileceği gibi e-Defter oluşturma süreçleri ile veri
güvenliğine ilişkin standartlara uyma zorunluluğu getirilebilir. Bu
zorunluluk mükellef grupları itibarıyla farklılaştırılabilir.
7.6. e-Defter tutanların
faaliyet hacmi, teknolojik kısıtlar ve benzeri nedenlerle, başta veri
bütünlüğü, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması olmak üzere
e-Defter oluşturulması, kaydedilmesi, onaylanması, muhafazası ve ibrazı ile
ilgili olarak mali mühür veya elektronik imza yerine başka yöntemlerin
kullanılmasına karar verilebileceği gibi uygulamadan yararlanmaya ilişkin
özel esaslar belirlenebilir.
7.7. Bu Tebliğ kapsamında, edefter.gov.tr
adresinde duyurulan defterler elektronik ortamda tutulabilir.
7.8. Elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi,
muhafazası ve ibrazına izin verilen defterler ile defterlerle ilişkili
muhasebe fişlerinin ve berat dosyalarının elektronik ortamda oluşturulmasına
ilişkin standartlar, teknik ve uygulama kılavuzları ile e-Defter
uygulamasına ilişkin diğer kurallar edefter.gov.tr
adresinde duyurulur.
7.9. İstenilmesi halinde, e-Defter kayıtlarına kaynak
teşkil eden kayıt ve verilerin de Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu
kapsamında ibraz edilmesi zorunludur.
7.10. Gerekli görülen durumlarda, e-Defterler ile
e-Defterlerde yer alan bilgilere ilişkin olarak belirlenecek standartlara
uygun üretilecek diğer raporların ibrazı, e-Defter tutanlara ait bilgi
işlem sistem veya sistemlerine sürekli erişimin sağlanması sureti ile
istenebilir. Bu kapsamda, ifade edilen erişimin sağlanması için
kullanılacak yöntem ve teknolojiler ile ibraz yükümlülüğünün yerine
getirilmesi ile ilgili süreçler edefter.gov.tr
adresinde açıklanır. e-Defter tutanların bilgi
işlem sistemine erişim ile ilgili yetki, sektör, mükellef grupları veya
faaliyet hacimleri itibarıyla kullanılabilir.
7.11. e-Defter uygulamasının altyapısı ve işleyişi göz
önünde bulundurularak, ilgilisine bilgi verilmek suretiyle, uygulamadan
yararlanmak isteyenlerin başvurularının cevaplanması belli bir süre
ertelenebilir veya başvuruları sıraya konulabilir. Önceden haber verilmek
ve hazırlıklar için yeterli zaman tanınmak kaydıyla, uygulama ile ilgili
her türlü standart ile diğer teknik konularda genel veya özel değişiklikler
yapılabileceği gibi uluslararası standartlara uyma zorunluluğu
getirilebilir.”
MADDE 2 – Bu Tebliğin 1 inci maddesiyle değiştirilen 4 üncü
bölümünün (4.3.4) numaralı fıkrasının 3 numaralı bendi ile aynı bölümün
(4.3.7) numaralı fıkrası 1/1/2020 tarihinde, diğer
hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
MADDE 3 – Bu Tebliğ hükümlerini Hazine ve Maliye Bakanı ile
Ticaret Bakanı birlikte yürütür.
|