|
Türkiye Noterler Birliğinden:
TÜRKİYE
NOTERLER BİRLİĞİ SATIN ALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam,
Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Türkiye Noterler
Birliği, organ ve birimleri ile noter odalarının ekonomik ve sosyal
ihtiyaçları dikkate alınarak, ilgili birimleri tarafından yapılacak yurt
içi ve yurt dışı her türlü alım, satım, hizmet, inşaat, onarım ve bakım,
kiralama, kiraya verme, proje, etüt, müşavirlik ve benzeri işlerin
verimlilik ilkeleri doğrultusunda, en uygun fiyat ve şartlarla, en uygun
zamanda serbest piyasa koşulları içerisinde temin edilmesine ilişkin usul
ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, Türkiye Noterler Birliği, organ
ve birimleri ile noter odalarının ihtiyaç duyduğu her türlü menkul veya
gayrimenkul mallar ile hak ve hizmetlerin alımı, satımı, onarımı, yapımı,
kiralanması, kiraya verilmesi, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve
yaptırılması ile ihaleye ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 –
(1) Bu Yönetmelik, 18/1/1972
tarihli ve 1512 sayılı Noterlik Kanunu hükümlerine dayanılarak
hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Birlik: Türkiye Noterler Birliğini,
b) Oda: Noter Odalarını,
c) Birlik Yönetim Kurulu: Türkiye Noterler Birliği
Yönetim Kurulunu,
ç) Başkan: Türkiye Noterler Birliği Başkanını,
d) Oda Yönetim Kurulu: Noter Odaları Yönetim
Kurullarını,
e) Oda Başkanı: Noter Odaları Başkanlarını,
f) Genel Sekreter: Türkiye Noterler Birliği Genel
Sekreterini,
g) Satın Alma ve İhale Komisyonu: Türkiye Noterler
Birliği Satın Alma ve İhale Komisyonunu,
ğ) Kontrol ve Kabul Komisyonu: Türkiye Noterler
Birliği Kontrol ve Kabul Komisyonunu,
h) Satın Alma Görevlisi: Birlik merkezinde İdari ve
Teknik İşler Müdürlüğü Satın Alma Birim Şefi ile Satın Alma Uzmanını,
Odalarda varsa Birim Şefini, yoksa kıdemli personeli,
ı) İhale: Bu Yönetmelikteki usul ve şartlarla, işin
istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakılmasını ve yetkili
mercilerin onayı ile tamamlanan sözleşmeden önceki işlemleri,
i) Alım-satım: Her türlü mal ve hizmetlerin alım,
satım, kiralama, taşıma ve yapım işlerinin en uygun değer ve koşullarda ve
zamanında alım, satımını,
j) Hizmet: Bakım ve onarım, taşıma, haberleşme,
sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket,
danışmanlık, mimarlık ve mühendislik, tanıtım, basım ve yayım, temizlik,
yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve
güvenlik, mesleki eğitim, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile
yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve
benzeri diğer hizmetleri,
k) Sözleşme: Birlik ile yüklenici/müteahhit veya
başka kişi/kişiler arasında yapılan yazılı anlaşmayı,
l) Şartname: Yapılacak işlerin genel, özel, teknik
ve idari esas ve usullerini gösteren ve Türkiye Noterler Birliği tarafından
hazırlanan belgeleri,
m) Yüklenici: İhale yöntemlerinden birisi ile
üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan gerçek veya tüzel kişiyi,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satın Alma ve İhale İşlerinde Yetkili Kişi ve
Organlar, Satın Alma ve İhalelere
İlişkin Esaslar, İhaleye Katılamayacak Olanlar,
Satın Alma Usulleri,
Elektronik
Ortamda İhale Satın Alma ve İhale İşlerinde Yetkili Kişi ve Organlar
Yetki
MADDE 5 – (1) Bu Yönetmelikte yazılı işleri yaptırma ve
satın alma, ihale yöntemlerinin parasal sınırlarını belirleme, Satın Alma
ve İhale Komisyonu kararlarını onama ve iptal etme yetkisi, Birlik Yönetim
Kuruluna aittir. Bu yetkinin kullanımı Birlik Yönetim Kurulu tarafından
onaylandıktan sonra ilgilisine göre Başkan ve Oda Başkanı tarafından yerine
getirilir.
(2) Başkan, yetkisini bütçe sınırları içerisinde
uygun gördüğü ölçüde ve sürede Genel Sekretere veya Satın Alma Görevlisine
devredebilir.
Satın
alma ve ihale komisyonu
MADDE 6 – (1) Satın Alma ve İhale Komisyonunun oluşumu ve
işleyişi aşağıdaki gibidir:
a) Satın Alma ve İhale Komisyonu, Birlik Yönetim
Kurulu tarafından görevlendirilecek en az üç üyeden oluşur. Komisyon
Başkanı ve üyeler Birlik ve Oda yönetim kurulu üyeleri içinden belirlenir.
b) Yapılacak işin konusu itibarıyla teknik görüş
gerektiren hallerde, ilgili satın alma Olurunda belirtilmek ve Birlik
Yönetim Kurulu tarafından uygun görülmesi kaydıyla Birlik ve Odaların
içinden veya dışından bir veya daha fazla sayıda temsilci komisyona ilave
edilebilir.
c) İhtiyaç halinde Satın Alma ve İhale Komisyonu
kararına destek olmak üzere teknik komisyon kurulabilir.
ç) Satın Alma ve İhale Komisyonu üye tam sayısı ile
toplanır ve salt çoğunlukla karar verir. Kararlarda çekimser oy
kullanılmaz. Oyların eşit olması halinde komisyon başkanının oyu yönünde
çoğunluk sağlanmış olur. İstekleri halinde karara katılmayan üyelerin
gerekçeleri de 2 gün içinde tutanağa yazılır.
d) Kontrol ve Kabul Komisyonunda görevli olanlar
aynı zamanda Satın Alma ve İhale Komisyonu üyesi olarak görevlendirilemez.
e) Satın Alma ve İhale Komisyonu, şartname
hazırlama ve teklif değerlendirmede konuyla ilgili uzman veya danışmandan
yararlanabilir. Bunların oy hakkı yoktur ve görüşlerini yazılı olarak
belirtirler.
Kontrol
ve kabul komisyonu
MADDE 7 – (1) Kontrol ve Kabul Komisyonu, satın alınan mal
ve hizmetlerle yaptırılan işlerin, alım veya ihale koşullarına uygunluğunu
denetlemek, geçici ve kesin kabullerini yapmak üzere süreli veya süresiz
olarak, tüm işlemler için veya bir veya birden fazla işlem için yetkili
olmak üzere, birden fazla üyeden oluşacak şekilde Birlik Yönetim Kurulu
tarafından oluşturulur ve görevlendirilir. Birlik Yönetim Kurulu, yapılacak
iş konusunda uzmanlığı olan üye veya üyeleri komisyona atayabilir. Birlik
Yönetim Kurulu, haklı sebeplerin varlığı halinde komisyon üyelerini kısmen
veya tamamen görevden alabilir veya değiştirebilir.
(2) Kontrol ve Kabul Komisyonu kararında, satın
alınan mal veya hizmetin, satın alma ve ihale komisyonu kararında geçen
vasıflara uygun olduğu açıkça belirtilir ve Birlik Yönetim Kurulunun
ihaleyi onaylayabilmesi için gerekli diğer bilgiler bulunur.
(3) Komisyonlar üye tam sayısıyla toplanır ve oy
çokluğuyla karar alır. Oyların eşit olması halinde komisyon başkanının oyu
yönünde çoğunluk sağlanmış sayılır.
(4) Komisyon başkanı ve üyeleri komisyon
çalışmalarına katılmak zorundadır. Komisyon başkanı ve üyelerinin; resmî
görevli, izinli veya raporlu olmaları nedeniyle komisyon toplantılarına
katılamayacağı durumlarda, Birlik Yönetim Kurulu görev yapacak yedek üyeler
atayabilir.
(5) Bu Yönetmelikte aksi belirtilmediği takdirde,
komisyon kararları Birlik Yönetim Kurulunun onayı ile kesinleşir ve
yürürlüğe girer. Birlik Yönetim Kurulunun onaylamadığı komisyon veya satın
alma kararları yürürlüğe girmez, uygulanmaz ve ödemesi yapılmaz.
(6) Satın Alma ve İhale Komisyonunda görevli
olanlar aynı zamanda Kontrol ve Kabul Komisyonu üyesi olarak
görevlendirilemez.
Satın
alma kararı işlemleri
MADDE 8 – (1) Satın alma kararında aşağıdaki bilgiler
bulunur:
a) Satın alma talebinde bulunan birimin adı ve
talep tarihi,
b) Satın alma kararının ilgili olduğu iş,
c) Satın alınmasına karar verilen malın/hizmetin
adı, tanımı, özelliği, cinsi, ölçüsü ve miktarı,
ç) Teklif veren firmaların isimleri, teklife esas
birim fiyatlar ve toplam tutarlar,
d) Tercih edilen firmanın tercih sebebi,
e) Satın Alma ve İhale Komisyonu üyeleri veya satın
alma görevlisinin adı, soyadı ve imzası.
Satın
alma esasları
MADDE 9 –
(1) Satın alma işinin
gerçekleştirilmesi esnasında aşağıdaki hususlar dikkate alınır:
a) Gayrimenkul alımı ve/veya kiralanması işlemleri
dışındaki satın alma ve ihale işleminde en az üç firmadan teklif alınır, üç
teklifin alınamayacağı durumlarda sadece üretici ana firmadan, ana firma
yoksa ana distribütörden teklif alınır.
b) Satın alma, mümkün olan en uygun şartlarda ilk
elden ve piyasa rekabet şartları gözetilerek yapılır.
c) Satın almalarda tercih yapılırken fiyat
kriterine ek olarak, firmanın o konudaki yetkinlik derecesi, firmaların
referansları, istenilen kaliteyi verme yeteneği, istenilen zamanda teslim,
en uygun ödeme ve bakım koşullarını sağlama, garanti şartları, kalite,
teknoloji, kullanım özellikleri, dayanıklılık, tecrübe ve ödeme koşulu,
istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıma gibi özellikler göz
önünde tutulur.
ç) Satın alma talebinin belirli nitelikleri veya
teknik özellikleri içermesi veya üreticinin tek firma olması durumunda
satın alma piyasa rekabet şartları da gözetilerek, firmadan doğrudan
pazarlık usulü ile yapılabilir.
d) Satın alınması kararlaştırılan mal, hizmet,
proje ve yapım işlerinin belirlenen usullerle gerçekleştirilmesini
müteakip, aynı işin devamı, ilave ve benzeri işler için, gereken satın alma
işlemleri ve yapım işlerinin projeye bağlı olarak sonuçlandırılması ve
tamamlanması bakımından, aynı fiyattan ve yeni bir teklif alınmadan ve
ihaleye çıkılmadan Başkanın onayı ile devam ettirilebilir. Bu ilave işler
ve satın almalar için yeni teklif ve karar alınmaz, satın alma aynı kararla
ilişkilendirilerek gerçekleştirilir.
e) Satın alınan mal, hizmet veya hak bedelleri ile
ilgili avans/peşin ödeme, ara ödeme ve nihai ödemeler; satıcılar ile
yapılan sözleşmelerde yer alan bedel, ödeme süresi ve ödeme şekillerine
göre yapılır.
f) Birlik veya Odanın ihtiyacı olan gayrimenkullerin
alım-satımı ile kiralama ve kiraya verme işlemleri ve yapım işleri,
yukarıdaki esas ve usullere bağlı kalmaksızın doğrudan temin yöntemi ile
Birlik Yönetim Kurulunun ya da yetkilendireceği kişiler veya satın alma
komisyonu tarafından yapılabilir.
(2) Satın alma ve ihale işlerinde, tahmin edilen
bedelin veya keşif bedelinin tespiti Birlik Yönetim Kurulu tarafından
görevlendirilen satın alma görevlisi tarafından yapılır.
İhaleye
katılamayacak olanlar
MADDE 10
– (1) Aşağıda belirtilen kimseler,
gerek doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya
başkaları adına ihale işlemlerine katılamazlar:
a) İlgili mevzuat hükümlerine göre geçici veya
devamlı olarak, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve
Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ve
hususi kanunlarla kurulmuş olan bankalar ile iktisadi devlet
teşekküllerinin ihalelerine girmekten menedilmiş olanlar,
b) Birlik ve Odalardan yevmiye alanlar dahil, aylık
veya ücret alan birlik ve oda mensupları,
c) Birlik ve Oda yöneticileri ve Satın Alma ve
İhale Komisyonu başkan ve üyelerinin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu
derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın
hısımları, evlatlıkları ve evlat edinenler ile ortakları,
ç) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne
göre sözleşme yapmak istemeyenler ile sözleşme ve şartname hükümlerine
uygun olarak yerine getirmediği tespit edilenler ve 4/1/2002 tarihli ve
4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 58 inci maddesi uyarınca kamu ihalelerine
katılmaktan yasaklama getirilenler ve 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı
Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve örgütlü suçlardan
dolayı hükümlü bulunanlar,
d) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar
verilenler.
Satın
alma usulleri
MADDE 11
– (1) Bu Yönetmelik kapsamında
yapılacak mal veya hizmet alımlarında veya ihalelerde aşağıda belirtilen
usuller uygulanır:
a) Sözleşmeli tedarikçilerden satın alma usulü;
satın alma görevlisi tarafından teklif edilmiş, Birlik Yönetim Kurulu
tarafından onaylanmış, tüm tedarik şartları sözleşme ile belirlenmiş mal
veya hizmetin, sözleşme yapılmış kişilerden, sözleşme koşullarında satın
alma görevlisi tarafından satın alınmasıdır. Sözleşmeli veya abone olunan
tedarikçiden talep edilen mal veya hizmetin sipariş ve sözleşme şartlarına
uygunluğu satın alma birimince ve/veya ilgili birimce kontrol edildikten
sonra kontrol ve kabul komisyonu kararına gerek kalmaksızın ilgili birim
veya talep sahibi tarafından teslim alınabilir.
b) Doğrudan temin usulü; mal veya hizmet alımı ya
da yapım işinin özelliklerine göre ihtiyaçların, satın alma görevlisi
tarafından davet edilen istekli veya isteklilerle fiyatın ve diğer
şartların görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usuldür.
c) Açık eksiltme ve artırma usulü; mal veya hizmet
alımı ya da yapım işinin, teklifte bulunan kişiler arasında yapılan,
birbirini izleyen tekliflerden sonra Birlik Yönetim Kurulu tarafından uygun
bulunan fiyatı teklif eden kişiye verilmesidir.
(2) Her bir satın alma veya ihale için satın alma
usullerinden hangisinin uygulanacağına Birlik Yönetim Kurulu tarafından
karar verilir.
(3) Bu Yönetmelikte yer alan usuller haricinde,
tatbik edilecek usuller, şekil ve şartlar Birlik Yönetim Kurulu tarafından
ayrıca belirlenir.
(4) Acil durum ve zorunluluk arz eden satın alma
işlemleri, Başkanın yazılı ya da bunun mümkün olmaması durumunda, daha
sonra yazılı onayı alınmak kaydıyla, elektronik posta dahil mümkün olan en
hızlı iletişim aracıyla alınan onayıyla, Genel Sekreter tarafından doğrudan
yapılabilir.
(5) Satın Alma ve İhale Komisyonu, ihale, kapalı
veya açık teklif ve diğer usullerde Birliğe gelen teklifleri her satın alma
işi için belirleyeceği esaslar çerçevesinde değerlendirir. Bu değerlendirme
sonucunda Satın Alma ve İhale Komisyonu satın almaya karar verip vermemekte
serbesttir ve bu tekliflerden kısmen satın alma yapabileceği gibi, satın
almayı erteleyebilir veya iptal edebilir.
Doğrudan
temin
MADDE 12
‒ (1) Satın alma bedeli 17
nci maddede belirlenen tutarı aşmayan ve Birlik Yönetim Kurulu tarafından
farklı bir usul ile alınmasına karar verilmemiş aşağıda belirtilen alımlar,
doğrudan temin usulüyle, satın alma komisyonu kararına gerek kalmaksızın
Başkanın onayıyla satın alma görevlisi tarafından gerçekleştirilebilir:
a) Yurt içinde veya yurt dışında, ihtiyacın sadece
tek bir gerçek veya tek bir tüzel kişi tarafından karşılanabileceğinin
tespit edildiği ve bu durumun Başkan tarafından onaylandığı mal veya hizmet
alımları,
b) Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle
uyumun ve standardizasyonun sağlanması için zorunlu olan ve bu durumun
Başkan tarafından onaylandığı mal veya hizmetlerin asıl sözleşmeye dayalı
olarak ilk alımın yapıldığı gerçek veya tüzel kişiden alımlar,
c) Temsil, ağırlama, konaklama, seyahat ve benzeri
mal veya hizmet alımları,
ç) Özelliğinden dolayı stoklama imkânı bulunmayan
veya acil durumlarda kullanılacak olan sarf malzemelerinin alımları,
d) Yönetim ve idarî personelin konaklama, beslenme,
barınma, seyahat giderleri, medyaya verilen ilan veya duyurular, yedek
parçalar, güvenlik ve temizlik işleri, gıda gibi olağan mal veya hizmet,
küçük donanım veya yazılım alımları,
e) Birlik ve Oda personeline yönelik olarak
düzenlenen sosyal, kültürel, sportif veya sanatsal faaliyetler ve benzeri
faaliyetlerle ilgili mal veya hizmet alımları.
(2) Doğrudan temin edilen mal veya hizmetin sipariş
ve sözleşme şartlarına uygunluğu satın alma görevlisince ve/veya ilgili
birimince kontrol edildikten sonra, kontrol ve kabul komisyonu kararına
gerek kalmaksızın mal veya hizmet ilgili birim tarafından teslim
alınabilir.
Emanet
usulü
MADDE 13 –
(1) İdarenin yeterli iş gücü,
makine, araç, gereç ve taşıtlara sahip olması halinde;
a) İhaleye konulması faydalı olmayan, yılı içinde
bitebilecek yapım ve onarım işleri,
b) Can ve mal kaybı tehlikesi nedeniyle acele
olarak yapılması gereken yapım ve onarım işleri,
c) Sözleşmenin bozulması veya tasfiye edilmesi
nedenleriyle bitirilmemiş olup hızla bitirilmesinde zorunluluk görülen
işlerin tamamlanması,
ç) İhaleye konulmasına imkân bulunmayan veya
ihaleye konulduğu halde istekli çıkmayan ve beklemeye de tahammülü olmayan
işler,
Birlik Yönetim Kurulu tarafından idari ve teknik
personelden seçilecek ve biri mutemet olmak üzere en az üç kişiden oluşacak
emanet komisyonunca yapılır.
(2) Komisyon üyelerinden biri Birlik Yönetim Kurulu
tarafından başkan seçilir.
(3) Emanet komisyonu, geçici süre ile işçi
çalıştırabileceği gibi işin bünyesine giren gerekli araç, gereç ve benzeri
ihtiyaçları piyasa satış fiyatları üzerinden alabilir. Bu yolla sağlanması
mümkün olmayanlar teklif alınmak ve piyasa satış değerlerine uygunluğu
belgelendirilmek şartıyla piyasadan sağlanır.
(4) İşin emanet komisyonunca yapılmayacak
kısımları, her an taahhütnamesi feshedilmek kaydıyla bu Yönetmeliğin uygun
görülen diğer usullerinden biriyle taşeronlara ihale edilebilir.
Taşeronlara verilecek işlerin toplamı tahmini bedelin yarısını geçemez.
Elektronik
ortamda ihale
MADDE 14
– (1) Birlik, satın alma
faaliyetlerini daha etkin yürütmek ve satın almalarda en uygun fiyatı bulmak
amacıyla satın almalarını elektronik ortamda gerçekleştirebilir.
(2) Elektronik ihale yapılabilmesi için gerekli
şartlar şunlardır:
a) Öncelikle elektronik ihale sunumu yapan
kurumlarla anlaşma yapılması,
b) Satın alınacak ürün veya hizmetin 11 inci
maddede belirtilen ihale ve satın alma usullerinden birisi kullanılarak en
uygun fiyatının tespit edilmesi,
c) En uygun fiyatı belirlenen ürün veya hizmet,
anlaşma yapılan sunucunun elektronik ihale platformuna taşınarak, yeni
tedarikçilerin de içinde bulunduğu geniş bir satıcı veri tabanından
faydalanarak ürün ve hizmetin fiyatının daha da düşürülmesi,
ç) Elektronik ihaleye katılacak tedarikçilerin, en son
tekliflerini sisteme kayıt teklifi olarak girmeleri, ihalenin açık eksiltme
yöntemi ile bu kayıt teklifleri üzerinden gerçekleştirilmesi ve kayıt
teklifinin en uygun ihale fiyatı olması.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Satın Alma Talepleri ve Taleplere İlişkin Yapılacak
İşlemler,
Satın Alma
Komisyonu Kararı Gerektirmeyen İşler
Satın
alma talepleri
MADDE 15
– (1) Mal veya hizmet talebi,
ilgili bölüm ve/veya yöneticisi tarafından yazılı olarak veya elektronik
ortamda Genel Sekretere yapılır.
(2) Birlik veya Noter Odası birimleri, satın
alınmasını talep ettikleri mal ve hizmeti satın alma istek formunu
doldurarak veya sisteme girerek Genel Sekretere gönderir. Toplanan tüm
satın alma taleplerinin ayrı ayrı veya birleştirilerek değerlendirilmesi
sürecinde stok seviyeleri, bütçeye uygunluk ve ödenek kontrolü yapılır.
Gerek duyulduğunda talep sahibi birimlerin yetkililerinden, talebin yeniden
incelenmesi ve varsa eksikliklerin giderilmesi istenebilir. Tamamlanan
talepler için, Genel Sekreter tarafından, satın alma usulünde belirlenen
yetki limitleri dâhilinde Birlik Yönetim Kurulu veya Başkanın onayıyla
satın alma işlemi başlatılır.
Satın
alma istek formu
MADDE 16
– (1) Satın alma istek formunda
aşağıda belirtilen bilgiler bulunur:
a) İhtiyaç bildiren birimin adı ve birim
yöneticisinin imzası ile tarih,
b) Satın alınması talep edilen malın/hizmetin
tanımı, özelliği, cinsi, ölçüsü ve miktarı,
c) Satın alma talebinin gerekçesi,
ç) Gerekli görülecek diğer açıklamalar,
d) Genel Sekreterin onayı,
e) Birlik Yönetim Kurulu veya Başkanın onayı.
Satın
Alma ve İhale Komisyonu kararı gerektirmeyen işler
MADDE 17
– (1) Satın Alma ve İhale
Komisyonu kararı gerektirmeyen işler aşağıda belirtilmiştir:
a) Onaylı tedarikçi listesindeki firmalardan yapılan
alımlar, idari personel hizmetleri, günlük ihtiyaç ve her türlü sarf
malzemeleri, yedek parçalar, temizlik işleri, gıda gibi olağan hizmetler,
donanım ve yazılımların satın alınması, 50.000 Türk lirasını geçmemek
koşulu ile satın alma kararı olmadan ihtiyaç sahibi birimlerin talebi ile
Başkan ve Genel Sekreter tarafından onaylı satın alma formu ile doğrudan
satın alınabilir. Belirlenen harcama limitini arttırmaya ve birimler arası
tutarları belirlemeye Birlik Yönetim Kurulu yetkilidir.
b) Pazarlık imkanının bulunmadığı market/alışveriş
merkezi gibi satın almalarda Satın Alma ve İhale Komisyonunun kararı
aranmaz.
c) Bedeline bakılmaksızın elektrik, su, doğalgaz,
posta ve benzeri abonman sözleşmesine veya akaryakıt, köprü, vapur,
feribot, tercihli yol gibi ücretleri tarifeye bağlanmış her türlü işlerde
satın alma kararı aranmaz.
ç) Bilimsel araştırma projelerinin finansmanı,
idari eleman temini, telif haklarının alınması gibi işler ve her türlü
personel alımları ve benzeri özellikli işler bu Yönetmelik kapsamı
dışındadır.
Teslim
alma ve ödeme
MADDE 18
– (1) Teslim alma ve ödemeler
aşağıdaki şekilde yapılacaktır:
a) Satın alma talep formunda yer alan işin
tamamlanmasını müteakip Kontrol ve Kabul Komisyonu toplanır. Komisyon, işin
Satın Alma ve İhale Komisyonunun kararı doğrultusunda tamamlandığına kanaat
getirdiği takdirde kararını Satın Alma ve İhale Komisyonu onayına sunar.
Onay gören karar tutanağı ödemeye esas olmak üzere mali işlerden sorumlu
birim amirliğine iletilir. Acil durumlar veya tutarı itibarıyla Satın Alma
ve İhale Komisyonuna sevk edilmemiş işlerde ödeme yapılabilmesi için
talepte bulunan birimin, alınan mal/hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal
ve hizmet teslim fişini onaylamasını müteakip Genel Sekreterin onayı
gerekir.
b) Satın alma bedeli, Birlik Yönetim Kurulu
tarafından belirlenen tutarı aşmayan mal veya hizmetlerin kontrol ve kabul
işlemleri, duruma göre satın alma görevlisi, ilgili birim veya talepte
bulunan birim tarafından yapılabilir.
c) Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura, mali
işlerden sorumlu birim amirliği tarafından, yüklenici ile anlaşılmış ödeme
koşulları çerçevesinde ödenir.
Dış
alımlarda uygulanacak esaslar
MADDE 19 –
(1) Bu Yönetmelikte sayılan
işlerin yurt dışından temin edilme zorunluluğunun doğması hallerinde:
a) Dış alımla ilgili özel kuralların dışında, bu
ihalelerde iç alım usulleri ve şartları uygulanır. Yapılan fiyat
mukayesesinde, malın teslim edileceği yere kadar teşekkül tarafından
karşılanacak bedeller ve alım yapılacak ülkeye göre ithalatın tabi olduğu
gümrük vergileri dikkate alınır. Özelliğine göre CIF/CIP, CF veya FOB/FCA
ve benzeri teslim şekillerinden biri seçilir ve şartnamede belirtilir.
b) Acil durumlarda, hizmeti doğrudan ilgilendiren
yedek parça ve işletme malzemelerinin yurt dışı proforma faturası talep
edilerek yetkili mercilerin onayından sonra ilgilisinden ithali yapılır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Şartnameler,
Sözleşme, Teminatlar ve İhalenin Kesinleşmesi
Şartnameler
MADDE 20
– (1) Yapılacak olan alımlara
ilişkin şartnameler, bu Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümleri de
dikkate alınarak, hukuk biriminin desteğiyle, satın alma görevlisi tarafından
hazırlanır.
(2) Şartnamelerde satın alma konusu işlerin her
türlü idari ve teknik özelliği belirtilir. Şartnamelerde işin mahiyetine
göre konulacak olan özel ve teknik şartların yanında gerekli hallerde ek
hususlara da yer verilir.
(3) Şartnameler idari ve teknik şartname olmak
üzere ikiye ayrılır.
a) İdari şartname: Yapılacak işin idari
prosedürünün isteklilere duyurulması amacıyla, hukuk biriminin desteği
alınarak satın alma işlerinden sorumlu birim tarafından hazırlanır. İşin
niteliğine göre aşağıdaki hususların tamamına veya bir kısmına yahut diğer
ek şartlara uygun bir sırada yer verilir. Söz konusu hususlar şunlardır:
1) İşin konusu,
2) Teklifin şekli ve son gönderme tarihi,
3) Teminat alınıp alınmayacağı, alınacaksa miktarı,
4) Opsiyon müddeti,
5) İşin süresi,
6) Ödeme durumu,
7) Teslim şekli,
8) Vergi ve harçlar,
9) Gümrük işleri,
10) İhaleye katılma şartları ve katılamayacak
olanlar,
11) Birlik alımı yapıp yapmamakta ve işi dilediğine
vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin durdurulması veya iptali,
12) Uyuşmazlıkların çözümü.
b) Teknik şartname: İşin ihtiyaca uygun olarak
gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamaları ve şartları içeren
şartnamedir ve istekte bulunan birim tarafından hazırlanır. İstekte bulunan
birimin hazırladığı satın alma talep formu veya dilekçesinde aşağıda
belirtilen ayrıntılı teknik açıklamalar da işin aciliyeti ve niteliğine
göre teknik şartname olarak kabul edilir:
1) İşin konusu, niteliği ve yöntemi,
2) Garanti,
3) Teslim süresi, yeri ve şekli,
4) Bakım, servis, montaj.
(4) Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça
fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile pazarlık
yapılabilir.
Sözleşmeler
MADDE 21
– (1) Satın alma ve ihale işini
gerçekleştirecek kişi ile sözleşme yapılıp yapılmaması, sözleşme
yapılacaksa içeriği bu Yönetmelik kapsamında satın almayı yapacak Satın
Alma Görevlisi ya da Genel Sekreter tarafından belirlenir ve Birlik Yönetim
Kurulunun onayıyla kesinleşir.
(2) Alınacak malzeme ya da yapılacak işin kalitesi,
fiyatı veya standartlara uygunluğu veya benzeri konularda tereddüt oluşması
halinde mal veya hizmet alımı veya sözleşme yapılmayabilir.
(3) Sözleşmelerde aşağıdaki hususlar yer alır:
a) Alınacak mal/hizmetin net ve ayrıntılı olarak
açıklaması,
b) Alınacak mal/hizmet bedeli, ödeme planı ve
gerekli hallerde teminat,
c) Süre, fesih, yenileme şartları,
ç) Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki
ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumlulukları,
d) İşin gereği gibi yapılmaması, süresinde
bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak cezai şartlar ve idare için doğacak
haklar.
(4) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında,
sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek
istendiği takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat
artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla, yeni bir
satın alma isteği yapılmasına gerek duyulmadan sözleşme Genel Sekreter ve
Başkanın onayı ile yenilenir. Ancak mevcut sözleşme koşulları aynı kalmak
kaydıyla ek hizmet istekleri, yeni bir satın alma talep formu
doldurulmasını gerektirir.
İşin
artırılması ya da azaltılması
MADDE 22
‒ (1) Mal veya hizmet alımı
veya ihale işinin, sözleşme miktarından eksik veya fazlasının yapılmasına,
alım ve/veya satımına Birlik Yönetim Kurulu karar verir.
Sözleşmenin
feshedilmesi ve tasfiye
MADDE 23
‒ (1) Yüklenici ile sözleşme
düzenlenmişse, tedarikçi ya da yüklenicinin sözleşme hükümlerine aykırı
olarak işi yarım bırakması, süresinde bitirmemesi, kalan sürede
bitirmeyeceğinin anlaşılması, işin istenilen nitelikte olmaması ve benzeri
durumlarda veya herhangi bir neden gösterilmeksizin sözleşme Birlik Yönetim
Kurulu tarafından feshedilebilir.
Sözleşmenin
devri
MADDE 24
‒ (1) Sözleşmeye bağlanan
mal ve hizmet alımı veya yapım işi, Birlik Yönetim Kurulunun izni ile 10
uncu madde kapsamında ihaleye katılamayacak olanlar dışındaki kişi ya da
kuruma devredilebilir. Bu usule uyulmaması halinde sözleşme Birlik Yönetim
Kurulu tarafından feshedilebilir.
Geçici
teminat
MADDE 25
– (1) İhaleye gireceklerden işin
niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden Yönetim Kurulunca
belirlenecek oranda geçici teminat alınabilir. Doğrudan temin ve açık
teklif usulü ile yapılacak alımlarda ise tahmini bedel bildirilmediğinden,
Genel Sekreter ve Satın Alma Görevlisi tarafından tespit olunacak miktarda
geçici teminat alınabilir.
Kesin
teminat
MADDE 26
– (1) Kesin teminat alma şekilleri
aşağıda belirtilmiştir:
a) İhale alan firmadan işin niteliğine göre ve işin
ihale bedeli üzerinden Satın Alma ve İhale Komisyonu tarafından
belirlenecek oranda kesin teminat alınabilir.
b) İhaleye gireceklerden alınacak kesin teminata
ilişkin koşullar, teminat olarak kabul edilebilecek değerler, iadesi ve
cezai koşulları Satın Alma ve İhale Komisyonu tarafından belirlenir.
c) Kesin teminat verildikten sonra bu teminat mali
işler biriminin uygun bulması ile diğer teminat çeşitlerinden biri ile
değiştirilebilir.
İhalenin
kesinleşmesi
MADDE 27
– (1) İhalenin kesinleşme süreci
aşağıda belirtilmiştir:
a) İhaleler Satın Alma ve İhale Komisyonunun kararı
ile en geç beş iş günü içerisinde kesinleşir. Bu durum en geç üç iş günü
içinde yüklenici firmaya tebliğ edilerek sözleşme yapmaya ve kesin teminat
vermeye davet edilir. Kendisine ihale yapılmayan isteklilerin varsa geçici
teminatları iade edilir.
b) Taahhüdünü yerine getiremeyen yüklenici firmanın
teminatı irat kaydedilir. Yüklenici firmanın Birlik veya Odaya maddi zarar
vermesi durumunda bu zarar, kesin teminat miktarından az olsa da kesin
teminattan artan fark iade edilmez.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son
Hükümler
Yüklenicinin
ölümü, iflası, mahkûm olması veya yasaklanması
MADDE 28
– (1) Yüklenicinin ölümü, iflası,
mahkûm olması veya yasaklanması durumunda aşağıdaki hususlar uygulanır:
a) Yüklenicinin ölümü halinde sözleşme
feshedilerek, teminatı ve varsa diğer alacakları varislerine verilir. İş
veya sözleşme, gerekli teminatı vererek işe veya sözleşmeye devam etmek
isteyen var ise Birlik Yönetim Kurulunun onayıyla devredilebilir.
b) Yüklenicinin iflası halinde kesin teminat
Birliğe irat kaydedilerek sözleşme feshedilir. İşin yapılmaması veya
sözleşmenin gereğinin yerine getirilmemesi ile işin başkasına yaptırılması
veya başkasıyla sözleşme yapılmasından doğan zarar iflas eden yükleniciden
ayrıca talep edilir.
c) Gerçek kişi yüklenicinin tutuklanması veya
özgürlüğü kısıtlayıcı bir cezaya mahkûm olması hallerinde (b) bendindeki
hükümler uygulanır, ancak işin yapılmasını ve sözleşmenin gereğinin yerine
getirilmesini engellemeyecek olması ve Birlik tarafından istenen
güvencelerin verilmesi kaydıyla, yüklenicinin vekil tayin ederek işi
sürdürme talebi de kabul edilebilir.
ç) İhalelere katılmaktan yasaklı olduğu
belirlenenlerin kesin teminatı Birliğe irat kaydedilerek sözleşme feshedilir.
İşin yapılamaması veya sözleşmenin gereğinin yerine getirilememesi ile işin
başkasına yaptırılması veya başkasıyla sözleşme yapılmasından doğan zarar
ihale yasaklısı yükleniciden ayrıca talep edilir.
Satım
MADDE 29
‒ (1) Birlik ve Odalara ait
her türlü satımlara ilişkin usul ve esasları belirlemeye ve uygulamaya
Birlik Yönetim Kurulu yetkilidir.
Taşınmaz
alım-satımları, kiralaması, ayni hak tesisi
MADDE 30
‒ (1) Birlik ve Odalara ait
her türlü taşınmazın satışı, kiraya verilmesi, üzerinde ayni hak tesis
edilmesi işlemleri ile ihtiyacı için taşınmaz satın alınması veya
kiralanması işlemleri ile bu işlemler için uygulanacak usul ve esaslar
hakkında Birlik Yönetim Kurulu yetkilidir.
Yönetmelikte
hüküm bulunmayan haller
MADDE 31 – (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde,
Noterlik Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri ile Birlik Yönetim Kurulu
kararları uygulanır.
Yürürlükten
kaldırılan yönetmelik
MADDE 32 – (1) 22/2/2000 tarihli ve 23972 sayılı Resmî
Gazete’de yayımlanan Türkiye Noterler Birliği Alım Satım ve İhale
Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 33
– (1) Bu Yönetmelik yayımı
tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 34
– (1) Bu Yönetmelik hükümlerini
Türkiye Noterler Birliği Başkanı yürütür.
|