13 Nisan 2015 PAZARTESİ

Resmî Gazete

Sayı : 29325

YÖNETMELİK

Piri Reis Üniversitesinden:

PİRİ REİS ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Piri Reis Üniversitesi tarafından yapılacak ve yaptırılacak her türlü mal ve hizmet alım ve satımı ile kiralamaya ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Piri Reis Üniversitesinin ihtiyacı olan inşaat işleri dahil mal ve hizmetlerin alımı, yapımı, satımı, kiralama işleri, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılması ile ihaleye ilişkin hükümleri kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun Ek 94 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Başkan/Başkanlık: Üniversitenin Mütevelli Heyet Başkanını/Başkanlığını,

b) Genel Sekreter: Üniversite Genel Sekreterini,

c) İlgili Birim: Üniversitenin satın alma ve ihalelerle ilgili birimini,

ç) İlgili Birim Yetkilisi: Rektörlüğe bağlı akademik ve idari birimlerin yöneticilerini,

d) Kurucu Vakıf: Türk Deniz Eğitim Vakfını,

e) Mali İşler Müdürü/Müdürlüğü: Üniversitenin Mali İşler Müdürü/Müdürlüğünü,

f) Muayene ve Kabul Komisyonu: Piri Reis Üniversitesi muayene ve kabul komisyonunu,

g) Müdürlük: Üniversitenin İdari Müdürlüklerini,

ğ) Mütevelli Heyet: Üniversitenin Mütevelli Heyetini,

h) Rektör: Üniversitenin Rektörünü,

ı) Satın Alma ve İhale Komisyonu: Piri Reis Üniversitesi Satın Alma ve İhale Komisyonunu,

i) Satın Alma Müdürü/Müdürlüğü: Üniversitenin satın alma müdürü/müdürlüğünü,

j) Üniversite: Piri Reis Üniversitesini,

k) Yüklenici: Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Komisyonlar, Mali Limitler, Teslim Alma ve Onay Yetkisi

Komisyonların oluşumu, mali limitler ve harcama yetkilileri

MADDE 5 – (1) Üniversitenin harcama yetkilisi Başkandır. Başkan bu yetkisini, Mütevelli Heyetinin kabul ettiği bütçe sınırları içinde birisi Rektör olmak ve ikisinin müşterek imzası ile ödeme yapmak üzere Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreterden oluşan üç kişiye devredebilir.

(2) Satın alma sorumlusu ve satın alma komisyonu kararı gerektiren satın almalar için harcama yetkilisi Başkan veya devredilen harcama yetkilileridir.

(3) Üniversitenin gelir ve gider gerçekleştirme görevini, Rektör tarafından görevlendirilen Rektör yardımcısı, ilgili Dekan veya Genel Sekreter yapar.

(4) Satın alma ve ihale komisyonlarına ilişkin esaslar şunlardır:

a) Satın alma ve ihale komisyonu; bütçe dönemi başında ilgili Rektör Yardımcısının Başkanlığında Rektör tarafından görevlendirilen değişik birimlerden iki Öğretim Üyesi, Mali İşler Müdürü ve Satın Alma Müdürü ile ilgili birim temsilcisinden oluşur. Rektör Yardımcısı olmaması durumunda Komisyon Başkanlığı görevlendirilen bir Dekan tarafından yürütülür. Eğitim-öğretimle ilgili olarak laboratuvarlar için ihtiyaç duyulan geniş kapsamlı mesleki ve teknik bilgi gerektiren alımlar için Üniversite Yönetim Kurulunca ayrıca Satın Alma Komisyonu görevlendirilebilir.

b) Muayene ve kabul komisyonu; Rektör tarafından görevlendirilen uzman bir öğretim elemanının başkanlığında Mali İşler Müdürlüğü veya Satın Alma Müdürlüğünden görevlendirilen bir personel ile Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisinden oluşur.

c) Komisyonlar üye tam sayısıyla toplanır ve salt çoğunlukla karar verir.

(5) Her bütçe yılı başında satın alma yöntemini belirlemek amacıyla Mütevelli Heyet tarafından, katma değer vergisi dahil edilmeden; doğrudan satın alma rakamı ve ihale ile satın alma rakamı olarak iki rakam belirlenir. 

(6) Mütevelli Heyet üyeleri, üçüncü dereceye kadar kan ve kayın hısımları ve bunların ortak oldukları şirketler Üniversitenin satın alma ve ihalelerine katılamazlar.

Satın Alma ve İhale Komisyonu çalışmaları ve onay belgesi

MADDE 6 – (1) Satın alma ve satın alma onay belgesine ilişkin esaslar şunlardır:

a) Doğrudan satın alma rakamı altında kalan mal ve hizmetlerin alımına, yapımına, satımına, kiralama işlerine, taşınmasına, hizmet ve benzeri işlerin yapılmasına ve yaptırılmasına Satın Alma Komisyonu tarafından karar verilir.

b) Satın Alma Komisyonu; mal ve hizmetlerin alımı, yapımı, satımı, kiralama, taşıma, hizmet ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasında piyasa araştırması yapmak üzere geçici veya sürekli görev yapan alt komisyon oluşturabilir veya komisyon olarak doğrudan piyasa araştırması yapar ve karar verir.

c) Mal ve hizmetlerin alımı, yapımı, satımı, kiralama işleri, taşıma, hizmet ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasının mümkün olan en uygun şartlarda gerçekleştirilmesi gerekir.

ç) Mal ve hizmetlerin alımı, yapımı, satımı, kiralama işleri, taşıma, hizmet ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasında sadece en düşük fiyat değil, istenilen kaliteyi verme kapasitesi, en uygun fiyat ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıyan teklif tercih edilir.

d) Doğrudan satın alma rakamı üzerinde olan, ancak ihale ile satın alma rakamı altında kalan satın alma işlerinde ise bu fıkranın (b), (c) ve (ç) bentlerinde yer alan esaslara ek olarak Satın Alma Komisyonu tarafından en az üç firmadan teklif alınması gerekir.

e) Tahmini bedeli ihale ile satın alma rakamının üzerindeki her türlü satın alma işleri ve binaların büyük onarımları için idari ve teknik şartname hazırlanır. Şartnamelerde, işin mahiyetine göre istenecek özel ve teknik şartların yanında gerekli hallerde ek hususlara da yer verilir. Şartnameye göre yeterli görülen firmalardan teklif alınır. Alınan teklifler İlgili Komisyon Başkanı tarafından incelenir ve karar verilir. 

f) Satın alma onay dosyası, Genel Sekreter tarafından Satın Alma Müdürlüğüne hazırlatılır. Satın alma onay dosyasında satın alınacak mal/hizmet hakkında detaylı bilgiler ile Satın Alma ve İhale Komisyon Kararının da yer alması gerekir. Satın alma onay belgesini; bu fıkranın (a) ve (d) bentlerindeki sınırlar dikkate alınarak Mütevelli Heyetçe belirlenen yetki sınırlarına göre Rektörün veya Rektör ile birlikte Mütevelli Heyet Başkanının imzalaması gerekir. Onay yetkilileri gerekçesini belirtmek koşulu ile iptal yetkisini de kullanabilirler.

Satın Alma ve İhale Komisyonu kararını gerektirmeyen işler

MADDE 7 – (1) Değer ve miktarına bakılmadan elektrik, su, doğalgaz, ulaşım, iletişim giderleri abonelik sözleşmeleri veya tarifeye bağlı işler gibi acilen yapılması gereken zorunlu işler ile yapımı, onarımı, alımı ve dağıtımı tek kişi veya tek kurumun elinde veya yetkisinde bulunan işler, Rektörlükçe belirlenen ve Mütevelli Heyetçe onaylanan esaslara göre Üniversite tarafından doğrudan yapılır.

(2) Akademik ve idari personel hizmetleri, günlük ihtiyaç ve sarf malzemeleri, yedek parçalar, temizlik işleri ve yazılımların satın alınması, ihale komisyonu kararı olmadan ihtiyaç sahibi birimlerin talebi ve Rektörün onayı ile doğrudan sağlanır.

(3) Yapımına Mütevelli Heyetçe karar verilen ve finansmanı Mütevelli Heyetçe sağlanan Üniversite bünyesinde yapılacak tüm inşaat işleri ile makine teçhizat alım ve harcamaları Mütevelli Heyet tarafından görevlendirilen komisyonlar tarafından yapılabilir.

Teslim alma, onay ve ödeme

MADDE 8 – (1) Satın alma işinin tamamlanmasını müteakip üç iş günü içinde muayene ve kabul komisyonu toplanır. Muayene ve kabul komisyonu, işin satın alma komisyonunun kararı doğrultusunda tamamlandığını tespit etmesi halinde ödeme için Satın Alma ve Mali İşler Müdürüne bilgi verir.

(2) Ödemeler, ödeme yetkisi verilen yetkililer tarafından yapılır.

(3) Gerekli onayları tamamlanan fatura için, Mali İşler Müdürlüğü tarafından yüklenici ile anlaşılmış ödeme şartları çerçevesinde ödeme yapılır.

(4) Bütün ödemelerin banka üzerinden yapılması gerekir. Çek, senet ve benzeri ödeme araçlarının cirosu ile ödeme yapılmaz. Damga vergisi ödenmesini gerektiren alımlarda damga vergisi yüklenici tarafından ödenir.

(5) Muayene ve Kabul Komisyonu satın alınan demirbaş, elektronik eşya, eğitim malzemeleri, kırtasiye, bilgisayar programı, bina onarımları, demirbaş onarımları ve benzeri her türlü malı ve hizmeti inceler; belirtilen evsafa, varsa şartnamedeki evsafa, sözleşmede belirtilen hususlara uygunluğunu, miktarını kontrol eder ve malı irsaliye belgesini imzalayarak teslim alır. Muayene ve Kabul Komisyonu, teslim aldığı her türlü mala ilişkin irsaliyeyi taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine teslim eder.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Avans, Kiralama ve Satım İşlemleri Esasları

Avans

MADDE 9 – (1) Avans tutarı her bütçe döneminde Mütevelli Heyet tarafından belirlenir. Avans işleri için Rektör tarafından bir mutemet belirlenir. Üniversite adına açılan banka hesabından Mütevelli Heyetçe belirlenen tutar kadar, avans için görevlendirilen mutemede nakit avans verilir.

(2) Avans için görevlendirilen mutemet; nakit avanstan harcamaları yapar ve harcamaları takiben istek belgelerini, faturalarını içeren avans kapatma listesini ve dosyasını hazırlar. Avansın kapatılması için bu dosyanın Rektör tarafından onaylanması gerekir.

(3) Her yıl en geç 31 Ağustos tarihi itibariyle avans kapatılır, avansın harcanmayan kısmı, avans için görevlendirilen mutemet tarafından Üniversitenin banka hesabına yatırılarak iade edilir.

Kiralama işleri

MADDE 10 – (1) Eğitim amacıyla kiralanan bina, tesis, spor alanı, otopark ve benzeri yerlerin kiraları doğrudan bütçeden veya kendi usullerine göre Kurucu Vakıf tarafından karşılanır.

(2) Geçici süreyle kiralanan, Üniversitenin araştırma çalışmaları ve tanıtımına yönelik yerlerin, fuar alanları ve benzeri kiralamalar dahil, kiralama işlerine ilişkin esaslar şunlardır:

a) Kiralama işleri için; Rektör tarafından görevlendirilen bir profesörün başkanlığında, Mali İşler Müdürü ve ilgili birim yetkilisi olmak üzere toplam üç kişiden oluşan bir Kiralama Komisyonu oluşturulur.

b) Kiralama işlemi; Kiralama Komisyonunun kararı ve Başkanın veya yetkisi dâhilinde Rektörün kiralamaya onay vermesi ile başlatılır.

c) Bu Yönetmeliğin 5 inci maddesinin beşinci fıkrasında yer alan doğrudan satın alma rakamı ve ihale ile satın alma rakamı kiralama işlemlerinde de esas alınır. Doğrudan satın alma rakamı altında kalan kiralama işlerinde; Kiralama Komisyonu teklifleri alır, inceler ve teklifi değerlendirmeye almayı kabul veya ret eder. Doğrudan satın alma rakamı üzerinde olan, ancak ihale ile satın alma rakamı altında kalan kiralama işlerinde ise, Kiralama Komisyonu tarafından en az üç firmadan teklif alınması gerekir.

ç) Tahmini bedeli Mütevelli Heyet tarafından belirlenen ihale ile satın alma rakamının üzerindeki her türlü kiralama işleri için idari ve teknik şartname hazırlanır. Şartnameye göre yeterli görülen firmalardan teklifler alınır. Bu teklifler görüşüyle birlikte Rektör tarafından Başkanın onayına sunulur. 

d) Kiralama Komisyonu kararını takiben Satın Alma veya Mali İşler Müdürlüğünce kiralama onay belgesi hazırlanır. Bu belgede; kiralanacak gayrimenkul veya menkulün veya ekipmanın cinsi, fiyatı, kiralamanın başlangıç ve bitiş tarihi, ödeme aralığı, tutarı, ödenek türü, ödeneğin yeterliliği gibi bilgiler yer alır. Her kiralama onay belgesine tarih ve ayrı sıra numarası verilir. Onay işlemi Başkan veya yetkisi dahilinde Rektör tarafından imzalanır.

Satım işleri

MADDE 11 – (1) Üniversite bünyesinde kullanma ömrü dolmuş veya artık ihtiyaç kalmamış olan demirbaşlar, sarf malzemeleri, hurda ve diğer atıklar ticari bir değer taşımaları durumunda teklif alma suretiyle satılabilir. Rektör tarafından Genel Sekreter başkanlığında oluşturulan üç kişilik bir komisyon bütçe dönemi sonunda satılabilecek demirbaş, sarf malzemesi hurda ve diğer atıkların bir listesini yapar ve her birinin birimlerini adet, kilogram, metre ve benzeri olarak belirler ve Rektörün ön onayına sunar.

(2) Kapalı zarf usulü alınan teklifler komisyon tarafından değerlendirilir. Uygun bulunan teklif Rektörün onayına sunulur. Onaylanan teklif ile satım işlemi gerçekleşir.

(3) Satım işlemini takiben demirbaş kütüğüne yazılmış ve demirbaş numarası verilmiş olan ve satımı gerçekleştirilen demirbaşlar kütükten düşürülür ve varsa zimmet belgesi iptal edilir.

(4) Satımlardan elde edilen gelirler, Üniversite tarafından gelir olarak kaydedilir ve bütçede gösterilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Hüküm bulunmayan haller

MADDE 12 – (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde; diğer ilgili mevzuat hükümleri ile Mütevelli Heyet kararları uygulanır.

Yürürlük

MADDE 13 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 14 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Piri Reis Üniversitesi Rektörü yürütür.