|
KTO
Karatay Üniversitesinden:
KTO KARATAY
ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA
VE İHALE
YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ
BÖLÜM
Amaç,
Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu
Yönetmeliğin amacı; KTO Karatay Üniversitesi tarafından yapılacak her türlü
mal ve hizmet alımları ile kiralama ve yapım işlerinin usul ve esaslarını
düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu
Yönetmelik; KTO Karatay Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı birimlerinin
ihtiyaç duyduğu her türlü alım-satım, yapım, hizmet, kiralama, taşıma ve
benzeri işlerin belirlenen ilkelere uygun olarak en iyi şartlarda yapılması
ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik;
4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim
Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları
Teşkilatı Kanununun ek 113 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu
Yönetmelikte geçen;
a) Başkan: KTO Karatay Üniversitesi Mütevelli Heyet
Başkanını,
b) Genel Sekreter: KTO Karatay Üniversitesi Genel
Sekreterini,
c) Kurucu Vakıf: Konya Ticaret Odası Eğitim ve Sağlık
Vakfını,
ç) Üniversite: KTO Karatay Üniversitesini,
d) Yüklenici: İşin üzerine ihale edildiği gerçek ve
tüzel kişiyi
ifade eder.
İKİNCİ
BÖLÜM
Satın Alma
Komisyonları ve Satın Alma İlkeleri
Satın alma
komisyonları
MADDE 5 – (1)
Üniversitede, satın alma ve ihalelerle ilgili olarak, her bütçe yılı
başında Genel Sekreterin önerisi, Başkanın onayı alınmak suretiyle
aşağıdaki sürekli veya geçici komisyonlar kurulabilir:
a) Satın Alma ve İhale Komisyonu: Biri mali işlerden
sorumlu personel olmak üzere en az üç üyeden oluşur. İşin konusu itibarıyla
teknik görüş gerektiren hallerde, ilgili satın alma olurunda belirtilmek
kaydıyla Üniversite içinden veya dışından bir veya daha fazla sayıda teknik
temsilci komisyon üyelerine ilave edilebilir.
b) Onay Komisyonu: En az üç üyeden oluşur ve Satın Alma
ve İhale Komisyonu tarafından satın alma işlerinin tamamlanmasını müteakip,
bu Komisyonun uygunluk içeren kararı imzalanıp onaylandıktan sonra ihale
bedeli Üniversitenin imza sirkülerindeki harcama limitleri dahilinde ödenir. Kabul edilmeyen işler yenilettirilir.
(2) Birinci fıkrada belirtilen komisyonlar üye tam sayısı
ile toplanır, kararlar toplantıya katılanların oy çokluğuyla alınır.
Oyların eşit olması halinde Başkanın oyu yönünde çoğunluk sağlanmış
sayılır. Muhalif kalan üye muhalefet sebebini gerekçeli olarak karara
yazmak zorundadır. Aynı üye her iki komisyonda birden görev alamaz.
(3) Mali yetki limitleri her bütçe yılı başında Başkan
tarafından belirlenir.
Satın alma
ilkeleri
MADDE 6 – (1) Her
satın alma işleminde Üniversite menfaatleri göz önünde bulundurulmak
suretiyle, en az üç firmadan teklif alınır.
(2) Satın almanın mümkün olan en uygun şartlarda
yapılması gerekir.
(3) Satın almalarda; istenilen kaliteyi verme yeteneği,
en uygun fiyat ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim, servis ve bakım
şartlarını taşıyan en uygun teklifte bulunma gibi koşullar tercihte göz
önünde tutulur.
(4) Satın alınması kararlaştırılan her türlü mal,
hizmet, proje ve inşaat işlerinin belirlenen usullerle gerçekleştirilmesini
müteakip, aynı işin devamı, ilave benzeri işler için gereken satın alma,
inşaat işlerinin projeye bağlı olarak sonuçlandırılması bakımından, azami
üç ay içerisinde aynı fiyattan, yeni bir teklif alınmadan, ihaleye
çıkılmadan devam ettirilebilir. Bu ilave işler ve satın almalar için yeni
teklif ve karar almaya gerek duyulmaz, satın alma aynı kararla ilişkilendirilerek
gerçekleştirilir.
(5) Her türlü mal ve hizmet alımları ile ilgili işler
Genel Sekreterin yetki ve sorumluluğunda yürütülür. Birimler firmalarla
doğrudan mal ve hizmet alımları konusunda ilişkide bulunamaz.
(6) Mütevelli Heyet kararı ile bütçede olmayan
taleplerin alımı gerçekleştirilebilir.
(7) Yetki limitleri dahilinde
yapılan satın almalarda Komisyon kararı aranmaz.
ÜÇÜNCÜ
BÖLÜM
Satın Alma
ve İhale Usulleri, Uygulama Şekli
Satın alma
ve ihale usulleri
MADDE 7 – (1) Bu
Yönetmelik kapsamında yapılan satın alma ve ihalelerde; kapalı teklif, açık
teklif, doğrudan temin ve teklif alma usullerinden birisi uygulanır.
Kapalı
teklif usulü
MADDE 8 – (1) Bu
usulde, teklifler yazılı olarak kapalı zarf ile alınır. Teklif mektubu bir
zarfa konulduktan sonra, zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın
ismi, verilen teklifin konusu açıkça yazılıp zarf kapatılır. Zarfın kapanan
kısmı teklif veren tarafından imzalanır. Teklif mektubunun şartnameye uygun
olarak hazırlanması, şartnamede teklif mektubu ile birlikte verilmesi
istenen belge ve ek bilgiler varsa bunların mutlaka verilmesi gerekir.
Zarflar Satın Alma ve İhale Komisyonu huzurunda açılır. Teklifler tutanakla
kayıt altına alınır ve bu Yönetmeliğin 5 inci maddesine göre karar verilir.
(2) Açıklanan hususlara uygun olmayan ve şartnamede
belirtilen gün ve saatten sonra verilen tekliflerin değerlendirmeye tabi
tutulup tutulmayacağına Satın Alma ve İhale Komisyonu karar verir.
Açık teklif
usulü
MADDE 9 – (1) Açık
teklif usulü; açık teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif
istenilmesinin gereksiz zaman kaybına neden olacağı hallerde, yazılı
tekliflerin açık olarak, faks ya da e-mail ile alınması suretiyle
gerçekleştirilen satın alma usulüdür.
Doğrudan
temin usulü
MADDE 10 – (1)
Doğrudan temin usulünde; toplu alımlar dışında acil ihtiyaç duyulan her
türlü mal ve hizmetlerin bir firmadan doğrudan temin edilir. Onay süreci
tamamlanan satın alma talep formuna istinaden satın alma işi doğrudan Genel
Sekreterlikçe/İdari ve Mali İşler Müdürlüğünce gerçekleştirilir.
(2) Bir mal veya hizmet alımı ile onarım işlerinin kısa
bir sürede yerine getirilmesinin zorunlu olduğu hallerde veya fiyatın sabit
olduğu alımlarda veya distribütör kanalıyla
satıldığı hallerde de doğrudan temin usulü uygulanır.
Teklif
isteme usulü
MADDE 11 – (1) Teklif
isteme usulünde; mal/hizmetin fiyat, nitelik ve zaman hakkında yüklenici
tarafından teklifte bulunulması suretiyle eksiltme yapılır. Hangi
hususlarda teklif istenildiği, teklifin şart veya şartlara tabi olup
olmadığı eksiltme şartnamesinde belirtilir.
Teslim alma
ve ödeme
MADDE 12 – (1) Satın
alma talep formunda yer alan işin tamamlanmasını müteakip Onay Komisyonu
toplanarak, işin Satın Alma ve İhale Komisyonunun kararı doğrultusunda
tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde kararı onaylar. Ödemeye esas olmak
üzere İdari ve Mali İşler Müdürlüğüne iletilir. Acil durumlar veya tutarı
itibarıyla Satın Alma ve İhale Komisyonuna sevk edilmemiş işlerde ödeme
yapılabilmesi için talep sahibinin, alınan malın/hizmetin uygunluğunu
kontrol edip mal ve hizmet teslim belgesini onaylaması gerekir.
(2) Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura, İdari ve
Mali İşler Müdürlüğü tarafından, yüklenici ile anlaşılmış ödeme koşulları
çerçevesinde ödenir.
DÖRDÜNCÜ
BÖLÜM
Şartnameler,
Sözleşmeler, Teminat ve Avanslar, İhaleye Katılamayacak Olanlar
Teknik
şartname
MADDE 13 – (1) Talebi
yapılan mal ve hizmetler için talep edilen birim tarafından teknik şartname
hazırlanır. Şartnameyle birlikte tahmini tutar belirtilir. Teknik şartname,
mal ve hizmeti tedarik edecek yüklenicilerin aynı vasfı sağlayacak şekilde
teklif vermelerini ve tekliflerin birbirleriyle kolayca mukayesesini
sağlayacak şekilde hazırlanır.
(2) Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve
nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile pazarlık yapılabilir.
Mutabakata varılması halinde Satın Alma ve İhale Komisyonu kararının Onay
Komisyonunca onaylanıp kesinleşmesini takiben yedi gün içinde sonuç
yükleniciye bildirilir ve yüklenici sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede
öngörülmüş ise kesin teminatı yatırmaya davet edilir. Kendisine ihale
yapılmayan isteklilerin varsa geçici teminatları iade edilir.
(3) Taahhüdünü yerine getiremeyen yüklenicilerin
teminatı irat kaydedilir. Yüklenicinin Üniversiteye maddi zarar vermesi
durumunda bu zarar, kesin teminat tutarından az olsa da kesin teminat
tutarından artan fark iade edilmez.
(4) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme
süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği
takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya dönemsel fiyat artışları dışında
fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla yeni bir satın alma isteği
yapılmasına gerek duyulmaksızın sözleşme yenilenir.
(5) Bu Yönetmelik kapsamında yapılacak satın alma ve
ihalelerde; kapalı veya açık teklif usulleri, doğrudan temin usulü, teklif
isteme usulü ve diğer usullerden herhangi birisi uygulanır.
İdari
şartname
MADDE 14 – (1)
Yapılacak işin idari prosedürünün yüklenicilere
duyurulması amacıyla İdari ve Mali İşler Müdürlüğü talep sahibi birimler
ile birlikte işin niteliğine göre aşağıdaki hususların tamamını veya bir
kısmını kapsayan idari şartname düzenler. Söz konusu hususlar şunlardır:
a) Yaptırılacak işin konusu,
b) Teklifin şekli ve son gönderme tarihi,
c) Teminat alınıp alınmayacağı,
ç) İşin süresi,
d) Ödeme şartları,
e) Teslim tarihi, yeri, şekli ve uygulanacak usuller,
f) Vergi, resim harç ve diğer giderlerin kim tarafından
ödeneceği,
g) Üniversitenin alımı yapıp yapmamakta ve işi
dilediğine vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin durdurulması veya
iptali,
ğ) Gecikme ve diğer hususlarla ilgili cezai müeyyideler,
h) Yükleniciden istenen şartlar ve belgeler,
ı) Gümrük işleri.
Sözleşmeler
MADDE 15 – (1) Onay
Komisyonunca kabul gören yüklenici ile sözleşme yapılır. Sözleşmeye ait her
türlü resim, harç, damga vergisi, noter masrafları yükleniciye aittir.
(2) Sözleşmeye bağlanan iş, Üniversitenin harcama
limitleri dahilinde Başkanın görüşü alınmadan
başkasına ihale edilmez ve devredilmez. Sözleşmenin devrine muvafakat
edilmesi durumunda, devralacaklarda tercihen ilk ihale şartları aranır.
Teminat ve
avanslar
MADDE 16 – (1)
İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre tahmini bedeli üzerinden
Üniversitece belirlenen oranda geçici teminat alınabilir. Geçici teminat
olarak; tedavüldeki Türk parası, döviz, Devlet tahvili, banka teminat
mektupları, çek ve senet kabul edilir.
(2) İhalenin kesinleşmesinden sonra yükleniciden
alınacak kesin teminatın oran ve miktarı ile türü ve verilecek avanslar
şartnamede belirtilen koşullara göre belirlenir.
İhaleye
katılamayacak olanlar
MADDE 17 – (1)
Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak
kendileri veya başkaları adına, ihale işlemlerine katılamazlar:
a) Mütevelli Heyeti Başkan ve üyeleri, Rektör, Kurucu
Vakıf üst düzey yöneticileri, Üniversiteden aylık ve ücret alan kurum
mensupları ile bu kişilerin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil)
kayın hısımları, evlatlıkları, evlat edinenleri,
b) İhale kapsamına giren işleri hazırlamak, yürütmek,
sonuçlandırmak ve denetlemekle görevli olanlar ve bu görevlilerin eşleri ve
üçüncü dereceye kadar kan (bu derece dahil) ve
ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile evlatlıkları ve
evlat edinenleri,
c) Kurucu Vakıf Yönetim Kurulu üyeleri ile bu kişilerin
eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil)
kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile
evlatlıkları ve evlat edinenleri, ortakları, yöneticisi veya temsilcisi
bulundukları şirketler.
BEŞİNCİ
BÖLÜM
Satın Alma
Talepleri ve Taleplere İlişkin Yapılacak İşlemler
Satın alma
talepleri
MADDE 18 – (1) İdari
birimler, satın alınmasını talep ettikleri mal ve hizmetin konusunu ve
ihtiyacın bütün özelliklerini açıklayan satın alma talep formunu doldurup
Genel Sekreterliğe onaylattıktan sonra İdari ve Mali İşler Müdürlüğüne
gönderirler. Akademik birimler ise bu formları, dekan/enstitü
müdürü/yüksekokul müdürü/merkez müdürü onayını müteakip Rektörlüğe
iletirler. Rektörlük uygun bulduğu talepleri Genel Sekreterliğe gönderir.
Toplanan tüm satın alma taleplerinin ayrı ayrı veya birleştirilerek
değerlendirilmesi sürecinde stok seviyeleri, bütçeye uygunluk ve ödenek
kontrolü de yapılır. Gerek duyulduğunda talep sahibi birimlerin
yetkililerinden talebin yeniden incelenmesi ve varsa eksikliklerin
giderilmesi istenebilir. Tamamlanan taleplerle ilgili olarak; İdari ve Mali
İşler Müdürlüğünce Başkanın belirlediği yetki limitleri dahilinde
satın alma işlemi başlatılır.
Acil
durumlarda satın alma işlemleri
MADDE 19 – (1)
Üniversitede meydana gelebilecek ve anında müdahale edilemediğinde
maddi-manevi zarar doğurabilecek veya öğretimi aksatabileceği için satın
alma usullerinin uygulanmasının beklenemeyeceği acil durumlarda satın alma
işlemleri, Genel Sekreterliğin yetki ve sorumluluğunda doğrudan yürütülür.
Toplu satın
alma işlemleri
MADDE 20 – (1) Alınan
her türlü sarf malzemesi, gerektiğinde haftalık, aylık veya yıllık olarak
toplu satın alma kararlarına da bağlanabilir. Bu işlemler Genel
Sekreterliğin yetkisi dahilinde gerçekleştirilir.
Satın alma
talep formunda bulunması gereken bilgiler
MADDE 21 – (1) Satın
alma talep formunda aşağıda belirtilen bilgiler bulunur:
a) İhtiyaç bildiren birimin adı ve idari birimlerde
Genel Sekreterin, akademik birimlerde ise birim sorumlusu olarak
fakültelerde dekan, enstitülerde enstitü müdürü, yüksekokullarda yüksekokul
müdürü, meslek yüksekokullarında meslek yüksekokulu müdürünün ve
merkezlerde merkez müdürünün imzası,
b) Belgenin tarihi,
c) Satın alınacak malın/hizmetin tanımı, özelliği,
cinsi, ölçüsü ve miktarı,
ç) Satın alma talebinin gerekçesi, gerekli görülecek
diğer açıklamalar,
d) Tahmini tutarı,
e) İdari birimlerde Genel Sekreterlik; akademik
birimlerde dekan/enstitü müdürü/yüksekokul müdürü/merkez müdürünün imzası,
f) Rektörün imzası.
Satın alma
ve ihale komisyonu kararını gerektirmeyen işler
MADDE 22 – (1)
Akademik ve idari personel hizmetleri, günlük ihtiyaç, gıda ve her türlü
sarf malzemeleri, yedek parçalar, temizlik işleri gibi olağan hizmetler,
küçük donanım ve yazılımların satın alınması satın alma kararı olmadan
ihtiyaç sahibi birimlerin talebi ve Genel Sekreterliğin onayı ile doğrudan
satın alınabilir.
(2) Özellikle pazarlık imkanı
bulunmayan alışveriş merkezlerinden yapılacak satın almalarda Satın Alma ve
İhale Komisyonu kararı aranmaz.
(3) Bedeli ne olursa olsun elektrik, su, posta, ulaşım,
iletişim, doğalgaz ve benzeri giderler gibi abonelik sözleşmelerine,
akaryakıt gibi ücretleri tarifeye bağlanmış işler ile maaş ödemeleri, her
türlü kanuni ödemeler ve yapılması acil zorunlu işler için ödemeler Genel
Sekreter/İdari ve Mali işler Müdürlüğü tarafından doğrudan yapılır.
ALTINCI
BÖLÜM
Çeşitli ve
Son Hükümler
Yüklenicinin
ölümü
MADDE 23 – (1)
Yüklenicinin ölümü halinde sözleşme feshedilerek, teminatı ve varsa diğer
alacakları varislerine verilir. Gerekli teminatı vererek işe veya
sözleşmeye devam etmek isteyen varise, Satın Alma ve İhale Komisyonunun
kararı, Onay Komisyonunun onayı ile iş veya sözleşme devredilebilir.
Yüklenicinin
iflası veya mahkum olması
MADDE 24 – (1)
Yüklenicinin iflası halinde sözleşme feshedilir ve Üniversitenin zarar ve
ziyanı talep edilir.
(2) Yüklenicinin tutuklanması veya mahkum
olması hallerinde sözleşme feshedilebileceği gibi, vekil tayin ederek işi
sürdürme isteği de kabul edilebilir.
Tarafların
ve görevlilerin sorumlulukları
MADDE 25 – (1) İhalenin
tarafları ile ihalede görev alacak personel, ilgili mevzuatta belirtilen
yasak fiil veya davranışlarda bulunamazlar.
Yönetmelikte
hüküm bulunmayan haller
MADDE 26 – (1) Bu
Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde, ilgili diğer mevzuat hükümleri ile
Yükseköğretim Kurulu ve Mütevelli Heyeti kararları uygulanır.
Yürürlük
MADDE 27 – (1) Bu
Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 28 – (1) Bu
Yönetmelik hükümlerini KTO Karatay Üniversitesi Rektörü yürütür.
|