Başbakanlıktan: Konu: Elektronik Belge
Standartları. GENELGE 2008/16 Kamu
adına görev yapan kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucu oluşan belgelerin
kayıt altına alınması ve bu belgelerin istenildiği anda erişilebilir şekilde
yönetilmesi, kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası ve bir kamu
görevidir. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf,
verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların
temel hedefi haline gelmiştir. Elektronik ortamda sunulan hizmetlerin ve
e-kurum yapısının temelini elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır. Kamu
kurum ve kuruluşlarınca üretilen elektronik bilgi ve belgelerin idari, mali,
hukuki ve tarihi gerekçelerle korunmasının sağlanması ve bunların gelecek
nesillere aktarılması ancak standart belge yapılarının oluşturulması ile
mümkündür. Elektronik belgeye ilişkin standartlar ile belgelerin korunmasına
ve erişimine imkan sağlayacak tedbirlerin elektronik
belge yönetim sistemlerinin tasarım aşamasında ele alınması gerekmektedir. Elektronik
belgelerin kayıt altına alınması, kullanılması ve arşivlenmesi konularında
çalışma yapma görevi E-Dönüşüm İcra Kurulu’nun 9 Eylül 2004 tarih ve 7
numaralı Kararı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne verilerek TSE 13298 no’lu standardın yayınlanması sağlanmıştır. Hazırlanan bu
standart kamu kurum ve kuruluşlarının kullanacakları elektronik belge yönetim
sistemleri için temel bir kaynak teşkil etmektedir. Kamu
kurum ve kuruluşları oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde
TSE 13298 no’lu standarda göre işlem yapacak,
ayrıca üretmiş oldukları elektronik belgenin kurumlar arası paylaşımını www.devletarsivleri.gov.tr internet adresinde belirlenen
kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine
göre gerçekleştirecektir. Genelgenin yayımı tarihinden önce kurulan sistemler
ise ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca gözden geçirilerek iki yıl içinde
standarda uyumlu hale getirilecektir. Bilgilerini
ve gereğini rica ederim. Recep
Tayyip ERDOĞAN Başbakan |
||||||