Maliye
Bakanlığından: VERGİ USUL KANUNU GENEL TEBLİĞİ SIRA NO: 361 1.
Giriş 213 sayılı
Vergi Usul Kanununun Mükerrer 242 nci maddesinin 2
numaralı fıkrası hükmü ile Maliye Bakanlığı; elektronik defter, kayıt ve
belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile
defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi
uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda
tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması
gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her
türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya
belirleyeceği gerçek veya tüzel kişilere aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi
aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve
esasları tespit etmeye ve bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza
kullanım usul ve esaslarını düzenleme ve denetlemeye yetkili kılınmıştır. Anılan
yetkiye istinaden, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenen,
tutulan, muhafaza ve ibraz edilen defter ve belgeler yerine, aynı bilgileri
içeren elektronik defter ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi,
iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar aşağıdaki gibi
belirlenmiştir. 2. Kullanılan Terimler Elektronik
ortamda tutulacak defter ve belge uygulamasında kullanılacak olan terimler
aşağıda tanımlanmıştır. Başkanlık:
Gelir İdaresi Başkanlığıdır. Elektronik Kayıt: Elektronik
ortamda tutulan ve elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle
erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi öğesidir. Elektronik Belge: Şekil
hükümlerinden bağımsız olarak, Vergi Usul Kanununa göre düzenlenmesi zorunlu
olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütünüdür. Elektronik Defter: Şekil
hükümlerinden bağımsız olarak, Vergi Usul Kanununa göre tutulması zorunlu
olan defterlerde yer alan bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. Veri Dönemi: Hesap dönemi başından itibaren, başka bir dönem
tespit edilmediği durumda, aylık veya üçer aylık periyotlara bölünmüş kayıt
dönemleridir. Veri Formatı: Elektronik defter ve
belge sistemlerindeki verilerin Başkanlığa gönderilmesinde birlik
sağlanabilmesi için hazırlanan standart formattır. 3. Uygulamadan Yararlanabilmeye İlişkin Usul ve
Esaslar Söz konusu
uygulamadan yararlanmak için başvuran mükelleflerin, aşağıdaki şartları
sağlamaları halinde, kendilerine elektronik defter ve belge uygulamasına geçmeleri için Başkanlıkça izin verilebilecektir. 1 -
Bilanço esasına göre defter tutulmalıdır. 2 - Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge
sistemi donanım, yazılım, personel ve diğer açılardan uygun bulunmalıdır. Elektronik
ortamda tutulacak defter ve belge uygulamasından yararlanmak isteyen
mükelleflerin izleyecekleri prosedür aşağıda belirlenmiştir. 1 -
Uygulamadan faydalanmak isteyen mükelleflerin; elektronik ortamda tutmak
istedikleri defter ve belgelerini, elektronik muhasebe sistemlerini oluşturan
donanım ve muhasebe programlarını, kayıtların nasıl oluşturulduğu ve
saklandığını, personel ve sistem güvenliklerini içeren bir rapor
hazırlamaları ve elektronik defter ve belgelerin veri formatında tutulması ve
gönderilmesine ilişkin aşamalı bir planla birlikte yazı ekinde Başkanlığa
göndermeleri gerekmektedir. 2 - Başvuru üzerine işyerinde
Başkanlık personelince yapılacak tespitten sonra, şartları taşıyan
mükelleflerle Başkanlık arasında bir protokol yapılacak ve uygulama öncesi
hazırlık dönemine başlayabilecekleri bir yazı ile kendilerine
bildirilecektir. 3 - Hazırlık döneminin mükellef için
yeterli olmaması halinde, döneme ilişkin süre Başkanlıkça uzatılabilecektir.
Ancak, bu dönem her halükarda 5 yıldan fazla sürmeyecektir. Hazırlık dönemi
içinde mükellefler, sadece elektronik ortamda tutmak istedikleri defter ve
belgelerini hem elektronik ortamda hem de kağıt ortamında tutacaklardır. 4 -
Hazırlık dönemini başarı ile geçiren mükellefe, elektronik defter ve belge
uygulaması için bir izin belgesi verilecektir. Mükellefler, yapılan
protokolde belirlenen tarihten itibaren defter ve belgelerini yalnızca
elektronik ortamda tutabileceklerdir. İzin alan
mükellefler alış ve gider belgelerini, veri formatındaki bilgileri
içerecek şekilde elektronik kayıt ve belge haline getirecekler, ayrıca bu
belgeleri orijinal haliyle de kağıt ortamında muhafaza edeceklerdir.
Mükellefler, anlaşmalı matbaalarda bastırmak veya notere tasdik ettirmek
suretiyle Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlemek zorunda oldukları
belgelerin aslını, kağıt ortamında düzenleyerek ilgili kişiye verecek,
ancak bu belgelerin ikinci nüshalarını veri formatına uygun şekilde
elektronik ortamda elektronik belge olarak muhafaza edeceklerdir. 4.
Elektronik Defter ve Belge Sisteminin Özellikleri Elektronik
defter ve belge sisteminin, elektronik defter ve belgelerin
değiştirilememesi, bozulamaması, silinememesi, okunamaz hale getirilememesi,
erişilememesi konularında önlemler içeren kontrol mekanizmaları bulunmalıdır. Elektronik
defter ve belge sistemi, elektronik defter ve belgelerin çağrılması ve
basılması işlemlerini de yapmalıdır. Sistem, elektronik defter ve belgelerin
eksiksiz ve kolaylıkla okunabilir kağıt baskılarını üretebilme imkanına da
sahip olmalıdır. Mükellefler,
elektronik defter ve belgeleri Başkanlığın belirleyeceği dönemlerde ve bu
Tebliğin 6 ncı bölümünde belirtildiği şekilde DVD-R’lara kaydedecekler ve Başkanlığa (Gelir İdaresi
Başkanlığı, Yeni Ziraat Mahallesi, Etlik Caddesi, No:16, 06110 Dışkapı / ANKARA) göndereceklerdir. 5.
Uyulması Zorunlu Diğer Hususlar Mükellefler,
vergi inceleme elemanlarınca işyerinde vergi incelemesine başlanması halinde,
inceleme elemanına gerekli her türlü kaynağı (uygun donanım ve yazılımlar,
terminallere ulaşım imkanları ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadırlar. Mükellefler
yazılım, donanım, dosya, personel, dokümantasyon vb.den müteşekkil elektronik
defter ve belge sistemlerini, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen vergi
inceleme elemanlarının ulaşımını ve kullanımını engelleyecek bir sözleşme
veya lisansa konu edemezler. Ayrıca sistemi oluşturan öğelerin haczedilmesi
halinde, en geç üç iş günü içinde Başkanlığa haber verilmesi gerekmektedir. Mükellefler,
elektronik defter ve belge sistemine ilişkin bilgisayar kayıtlarındaki zarar
görme veya işlem görememe ve değişiklik hallerini, Başkanlığa 15 gün içinde
bildirerek zarar gören kayıtlarını ayrıntılı olarak açıklamak ve bu kayıtları
nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadırlar. Ancak
mükelleflerin, sistemde değişiklik yaratmayan hususları bildirmelerine gerek
bulunmamaktadır. Örnek 1: Mükellef
A, elektronik kayıtlarını izlediği bilgisayar programının yerine yeni bir
program satın almış olup, yeni ile eski program birbirleri ile uyumlu
bulunmamaktadır. Eski kayıtlar mükellefin mevcut bilgisayar donanımında
işleme tabi tutulabilmekte olduğundan Başkanlığın bu konuda
bilgilendirilmesine gerek yoktur. Örnek 2: Mükellef
B, elektronik kayıtlarının yapıldığı ve saklandığı bilgisayar donanım ve
sistemini yenisi ile değiştirmiş olup, eski kayıtlar yeni sistemde işleme
tabi tutulamamaktadır. Bu durumda Mükellef B, Başkanlığı bilgilendirmek ve
eski kayıtların işlenebilmesi için gerekli planını sunmak zorundadır. Bunun
sağlanabilmesi için mükellef; eski kayıtlarını yeni sistemde işlenebilecek
şekilde formatlamalı veya eski kayıtlarını bu Tebliğdeki şartlara uygun biçimde
işleme tabi tutabilecek bir üçüncü kişi ile anlaşma yapmalıdır. 6.
Elektronik Kayıtları İçeren DVD-R’ların Nitelikleri
ve Başkanlığa Gönderilmesi Bu
uygulamadan yararlanan mükellefler, elektronik defter ve belgelerini
istedikleri programda ve formatta tutabileceklerdir. Başkanlığa
gelen verilerde birlik sağlanabilmesi için mükelleflerin, Başkanlıktan temin edecekleri veri
formatını kullanmaları zorunlu olup; elektronik defter ve belge verileri, bu
formatta ve bir defa yazılabilen DVD-R’lara kaydedilerek
(protokolde belirlenen esaslar çerçevesinde) Başkanlığa gönderilecektir. Mükellefler,
Başkanlığın belirleyeceği dönemleri içeren verilerin yer aldığı DVD-R’ları,
verilerin ait olduğu dönemi takip eden ayın en son günü akşamına kadar
Başkanlığa elden veya iadeli taahhütlü posta ile göndermek zorundadırlar. Mükellefler
tarafından gönderilen DVD-R’lar Başkanlıkça
(belirlenen formata uygun olarak hazırlanıp hazırlanmadığı yönünde) bir ön
denetime tabi tutulacaktır. Ön denetim sonucunda, DVD-R’ların
istenilen formata uygun olmadığının anlaşılması halinde durum mükellefe
bildirilecek ve mükellefler verilen süre içerisinde gerekli düzeltmeleri
yaparak yeni DVD-R’ları Başkanlığa
göndereceklerdir. 7. Elektronik Verilerin Muhafaza ve İbrazı Başkanlıkça
ön denetime tabi tutularak, belirlenmiş olan formata uygunluğu kabul edilen
veriler, vergi kanunları karşısında kağıt ortamında tutulan defter ve
belgeler gibi kabul edilecektir. Vergi Usul
Kanununda ve diğer vergi kanunlarında yer alan defter (tasdike ilişkin
hükümler hariç), kayıt ve belgelere ilişkin hükümler elektronik defter ve
belgeler için de geçerlidir. Mükelleflerin,
verilerini Başkanlığa göndermiş olmaları, defter ve belgelere ilişkin
muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmamaktadır. Diğer
kurumlar tarafından elektronik ortamda tutulan defter ve belgelerin kağıt
ortamında ibrazının istenmesi halinde, mükellefler elektronik defter ve
belgeleri kağıt ortamına aktararak bu yükümlülüklerini yerine
getirebileceklerdir. Bu
Tebliğde belirtilen veri formatında yer almayan ve diğer Kanun hükümlerine
göre düzenlenmesi, kullanılması veya muhafazası gereken defter ve belgelerin,
kağıt ortamında düzenlenmesine, kullanılmasına ve muhafaza edilmesine devam
edilecektir. 8. Elektronik Defter ve Belge Sistemine İlişkin Diğer
Uygulamalar Başkanlık, durumlarını da dikkate
alarak mükelleflerin; 1. Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlemek zorunda
oldukları belgelerin tamamı veya bir kısmını (asıl nüshayı) kağıt ortamında
düzenleyerek ilgili kişilere vermelerine ve sadece bu belgelerin ikinci
nüshalarını, 2. Vergi kanunlarına göre tutmak zorunda oldukları
defterleri, 3. Vergi kanunlarına göre tutmak zorunda oldukları
defterlerin yanında Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlemek zorunda oldukları
belgelerin tamamı veya bir kısmını (asıl nüshayı) kağıt ortamında
düzenleyerek ilgili kişilere vermelerine ve sadece bu belgelerin ikinci
nüshalarını, 4. Vergi kanunlarına göre tutmak zorunda oldukları
defterlerin yanında bu defterlerin dayanağı olan belgelerden sadece alış ve
gider belgesi mahiyetinde olanları veri formatına uygun şekilde
elektronik ortamda elektronik defter ve/veya belge olarak muhafaza
etmelerine, bir veya birkaçını uygulamalarına (Tebliğin diğer bölümlerinde
yer alan usul ve esaslara uyulmak şartıyla) izin vermeye ve lüzumu halinde
verilen izinleri kaldırmaya yetkilidir. 9. İznin İptali ve Cezai Müeyyideler Elektronik
verileri içeren DVD-R’ların normal süresinden sonra
yazılı olarak istenmesine rağmen verilmemesi, Başkanlığa gönderilen ancak
belirlenen formata uygun olmaması nedeniyle kabul edilmeyen verilerin,
yeniden verilen süre içerisinde de verilmemesi halinde; bu Tebliğe göre
verilen izin Başkanlıkça iptal edilebilecektir. İzinleri Başkanlıkça iptal
edilen mükellefler, 5 yıl süre ile bu Tebliğ ile getirilen uygulamadan
yararlanamayacaklardır. İzni iptal
edilen mükellefler, on gün içinde defter ve belgelerini tasdik ettirecek veya
anlaşmalı matbaalara bastıracak ve eski usulde defter tutmaya ve belge
düzenlemeye başlayacaklardır. Mükelleflerin
elektronik ortamda tuttukları defter ve belgelere ait DVD-R’ları
veya gerekmesi halinde orijinal verilerinin, yetkili kişilere ibraz
edilmemesi halinde Vergi Usul Kanunun ilgili hükümlerine göre işlem
yapılacaktır. Bu Tebliğ
ile belirlenen usul ve esaslara uymadıkları tespit edilenler adına,
işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununda yazılı cezalar uygulanacaktır. Tebliğ
olunur. |
||||||