|
DOSYALAMA
İŞLEMLERİNDE STANDARTLAŞMA
Kamu kurum ve
kuruluşlarının hedefi, üstlenmiş oldukları görev ve fonksiyonları en iyi
şekilde yerine getirecek verimli bir çalışma düzenini oluşturmak ve bu
sayede başarılı olmaktır. Bunun sağlanabilmesi etkili bir yönetim anlayışı
ile mümkündür. Etkili bir yönetimin sağlanabilmesinde ise, evrak, dosya ve
arşiv gibi hizmetler en önemli unsurları oluşturmaktadır.
Gerek etkili bir
yönetim için ihtiyaç duyulan bilginin zamanında temini, gerekse toplumun
bilgi edinme hakkı doğrultusunda talep edebileceği her türlü bilgi ve
belgeye anında erişimi ve paylaşımı; bilginin kayıtlı bulunduğu ortamların
teşekkülü safhasında disiplin altına alınması ile mümkündür. Bu ise,
kuralları önceden belirlenmiş bir dosyalama sisteminin uygulanması ile
sağlanabilecektir.
Kurum ve kuruluşların büyük bir bölümünde dosyalama
hizmetleri, üzerinde önemle durulması gereken bir işlem olarak görülmemiş;
dosyalama işlemlerinde birimler tamamen bağımsız bırakılmıştır. Birimlerin birbirlerinden
habersiz dosyalama yapmaları ise, kurum içinde birlikteliği ortadan
kaldırdığı gibi bilgi ve belgeye erişimi adeta imkansız hale getirmiştir.
Dosyalama sistemlerinde standartlaşma, kurum içinde
birlikteliğin sağlanmasına imkan vereceği gibi bunun tüm kurum ve
kuruluşlara yaygınlaştırılması, ülke çapında etkili ve verimli bir
haberleşme sisteminin kurulmasına zemin oluşturacaktır. Dosyalama
Hizmetlerinde Standartlaşma ile;
ü
Aynı konudaki belgelerin kamu kurum
ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır.
ü
Standart dosya numaraları bütün
kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi
ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir.
ü
Kurum ve kuruluşlar arasında
düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin
kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır.
ü
Kurum ve kuruluşlar arasında evrak
ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına
alt yapı oluşturacaktır.
ü
Kurum içi ve kurumlararası evrak
akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını kolaylaştıracak
ve verimliliği artıracaktır.
ü
Kurumların yazışma ve dosyalama
işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de
olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi,
yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır.
ü
Kurum içi ve kurumlararası evrak ve
iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan
belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.
STANDART DOSYA PLANI
Dosya, aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur.
Dosya
Planı, kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden
belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış
konu ve konu numaraları envanteridir.
Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü koordinesinde başlatılan “Standart Dosya Planı” projesinin sonucu
olup, planda;
-000-099 ve 600-999 rakamları ile numaralandırılan alanlar,
kurum ve kuruluşların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin
görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından,
-100-599 rakamları ile numaralandırılan alanlar ise,
ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve
kuruluşların “Standart Dosya Planı” hazırlamakla görevli birimleri
tarafından,
hazırlanmıştır.
Kurumların teşkilat kanunlarında “anahizmet birimi”
olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili
açılması gereken dosyalar birimlerin adı veya ana faaliyet adı zikredilmek
suretiyle 100-599 sayısal aralığında numaralandırılmıştır.
Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak
nitelendirilen birimlere (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler,
Mali İşler vb.) ait faaliyetler ile her kurum ve kuruluşta benzer faaliyet
yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu
faaliyetlere ilişkin açılması gereken dosyalar ise, birim adı
belirtilmeksizin faaliyetin adı altında 600-999 sayısal aralığında
numaralandırılmıştır.
Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat,
faaliyet raporları, istatistikler vb.) için 000-099 sayısal aralığı
kullanılmıştır.
Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin
aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış,
böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm
kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.
Planda,
anahizmet birimi veya faaliyeti adı altında ana konular; ana konuyla ilgili
tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan
ilgileri dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içerisinde bir araya
getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Yardımcı hizmet, danışma ve denetim
birimlerinde de bu yapı korunmuş, ancak konular birim adı yerine faaliyetin
adı altında sıralanmıştır.
Planda
ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00
sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin;
622
 Halkla İlişkiler
622 01 Vatandaşların Talep ve Şikayetleri
622 01 01 Talepler
622 01 02 Şikayetler
622 01 03 Görüş ve
Teklifler
Bu
yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge
teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve
belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül
etmesi halinde ise, ana konu altında sıralanmış alt konu başlıkları
kullanılmak suretiyle dosya açılmasını hedeflemektedir.
Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan
yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) işareti
konularak yazılacaktır. Örnek;
Sayı:B.02.0.ARV.11-622.01-03473
A B C
A:Haberleşme Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası.
Haberleşme kodu,
yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama
olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi
kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan
haberleşme kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir.
Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi,
işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını
göstermektedir. Bu plan ile, yazıların “sayı” bölümünde bulunması gereken
ikinci unsur yani “dosya numarası” uygulaması da sağlanmış olacaktır.
DOSYALAMA
İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Anahizmet
birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, anahizmet
birimi adı veya anahizmet faaliyeti altında listelenen konulardan
faydalanılarak; Yardımcı hizmet, danışma, denetim veya genel konuları ihtiva
eden belgelerin dosyalanmasında ise, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında
listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır.
Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva
etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden
yazılar konulabilecektir.
Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile
ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini
ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların
dosyalanması için kullanılacaktır.
Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya
kronolojik ayırımının gerektirdiği durumlarda, dosya planında herhangi bir
istisna getirilmemiş ise, konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar
açılabilecektir.
Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin
kullanılacak kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu
ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen
kısaltmalar dosya numarasına yansıtılarak kullanılacak ve ayrı dosyalar
açılması sağlanacaktır.
Örnek-1: Ülkelere göre ayrı dosya açılması
gerektiğinde;
 724.13.DE: Almanya ile Enerji Konusunda İşbirliği
724.13.IQ: Irak ile Enerji
Konusunda İşbirliği
Örnek-2: İllere göre ayrı dosya açılması
gerektiğinde;
 622.01.06: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri
(Ankara)
622.01.69: Vatandaşların Talep ve
Şikayetleri (Bayburt)
Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar
vb.) belgelere erişimi daha da etkinleştirebilmek amacıyla “s” kısaltması
kullanılarak, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir.
Örnek-1: Kararlar için;
 050.02.02 S 54/351: 54/351 sayılı Yönetim
Kurulu Kararı
932.02 S 035: 35 numaralı
Satınalma Komisyon Kararı
Örnek-2: Dava dosyaları için;
 641.02 S 2004/13: 2004/13 sayılı idari dava
dosyası
641.03 S 2003/115:
2003/115 sayılı icra dava dosyası
Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan veya
konunun uzmanı “evrak memurları”
tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek, yazıya yansıtılacak ve
işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır.
Anahizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve
denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya
numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en
uygun konu tespit edilerek, verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi
yazılarda da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır.
Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği
durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır.
Kurumdaki hizmet
birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar,
aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı
konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır.
Kurum ve kuruluşlar,
dosya planının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek,
uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere dosya planından sorumlu bir
birim belirleyeceklerdir.
Planın ekinde bulunan
“İndeks”, dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili
bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmeyecektir.
Dosya, o dosya
numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır.
Bir işlemle ilgili
yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı altında
açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri
ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır.
Yazılar, ekleri ile
beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından
ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle
dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden
yazılara gönderme yapılmalıdır.
Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan “Kurum
adı veya rumuzu”, “Birim adı veya rumuzu”, “Dosya numarası”, “Konu adı” ve
“yılı” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır(Ek-3). Dosya üzerinde bulunması
gereken unsurların tatbikinde kurum içinde birliktelik sağlanması amacıyla,
dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler gerekli girişimlerde
bulunacaktır.
Dosya numaraları,
dosyanın konusunu belirlemenin yanısıra, dosyaların arşivde raf üzerinde bulunması
gereken yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya
numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır.
Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait
dosyaların bir arada bulunmasını sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde
yapılacak tasnif işlemlerinde uygulanacak “asli düzen”in kendiliğinden
oluşumuna da temel teşkil edecektir.
Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla
ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 12 nci maddesi
hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir.
Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri
kesinlikle bozulmayacaktır.
Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya
ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme
ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları
dikkate alınacaktır.
Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada
yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet
vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler
yapılacaktır.
Dosyaların ünite, birim ve kurum
arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet
Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve Kurumların kendi arşiv yönetmelik
hükümlerine uyulacaktır.
Dosya planında, yeni konuların açılması, mevcut
olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi gerektiği durumlarda,
düzenlenmesi gereken alan;
-Anahizmet birimlerinin numaralandırıldığı 100-599
sayısal aralığında ise, dosya planından sorumlu birim haberdar edilerek, bu
birimlerce,
-Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin
numaralandırıldığı 000-099 ile 600-999 sayısal aralığında ise, kurum veya
kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü’nü haberdar etmesi üzerine
bu Genel Müdürlükçe,
uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir.
Üniversite, belediye ve özel idarelerin ana hizmet
birimleri faaliyetlerini ihtiva eden dosya planlarında yeni konuların
açılması, mevcut olanların kaldırılması yada düzeltilmesi gerektiği
durumlarda, belediyeler ve özel idareler için İçişleri Bakanlığı;
üniversiteler için Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığı haberdar edilmek
suretiyle uygun görülen düzeltmeler yapılacaktır. Bu kurumlar, bahis konusu
dosya planlarını web sitelerinde de yayınlayarak, kullanıcı kuruluşlarca
güncel dosya planının takibini ve kullanımını sağlayacaklardır.
Dosya planında “Diğer” adı ile ifade edilen dosya
numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince
incelenerek, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen
konular belirlenecektir.
Dosya planları için öngörülen değişiklikler yıl
sonunda yapılacaktır.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından
hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili
düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir.
Ekler: Ek 1 – Ek 2 – Ek 3
Dosya Muhteviyatı – Genel
İşler - İndeks
|