24 Ekim 2016 PAZARTESİ

Resmî Gazete

Sayı : 29867

YÖNETMELİK

Nişantaşı Üniversitesinden:

NİŞANTAŞI ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Nişantaşı Üniversitesinin ihtiyaçları dikkate alınarak Nişantaşı Üniversitesi tarafından yapılacak iç ve dış her türlü mal ve hizmet alımları, kiralama, finansal kiralama, proje, etüt, taşıma, müşavirlik, inşaat, onarım, bakım ve benzeri işlerde en uygun değer ve şartlarla en uygun zamanda serbest piyasa koşulları içerisinde temin edilmesinde uygulanacak usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Nişantaşı Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı birimlerin ihtiyaç duyduğu ve Nişantaşı Üniversitesi tarafından yerine getirilecek her türlü mal ve hizmet alımları, kiralama, inşaat, onarım ve bakım işlerine ilişkin satın alma ve ihaleye ilişkin hükümleri kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesine ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 146 ncı maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Alım-satım: Taşınır ve taşınmaz varlıklar ile her türlü ihtiyaç maddeleri hizmet ve haklarının en iyi şekilde uygun değer ve koşullarla zamanında alım ve satımını,

b) Başkan: Nişantaşı Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkanını,

c) Birim: Nişantaşı Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı akademik ve idari birimleri,

ç) Hizmet: İlgili mevzuata göre çalıştırılan aylıklı, ücretli, yevmiyeli ve sözleşmeli personel istihdamı hariç olmak üzere, gerçek kişi, adi ortaklık, ortak girişim veya tüzel kişilere ücret karşılığında yaptırılan araştırma, etüt, plan, proje kontrollük, müşavirlik, bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, tanıtım, basım ve yayım, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, meslekî eğitim, fotoğraf, film, fikrî ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetleri,

d) İhale: İlgili mevzuatta belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde 2 nci maddedeki işlerin, istekliler arasından seçilecek birine bırakılması ve yetkili organca bunun onaylanması işlemini,

e) Kiralama: Taşınır ve taşınmaz mallarla, hizmet ve hakların kiralanması veya kiraya verilmesini,

f) Komisyon: 2 nci maddede sayılan işlerin yapılması için ilgili mevzuata göre kurulacak komisyonları,

g) Mütevelli Heyet: Nişantaşı Üniversitesi Mütevelli Heyetini,

ğ) Rayiç bedel: İşlemin yapıldığı gündeki normal alım-satım değerini,

h) Rektörlük: Nişantaşı Üniversitesi Rektörlüğünü,

ı) Satın alma yetkilisi: İdarenin, satın alma ve ihale yapma yetkisi ve sorumluluğuna sahip kişi veya usulüne uygun olarak yetkilendirilmiş görevlilerini,

i) Sözleşme: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde idare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı,

j) Şartname: Yapılacak işlerin genel, özel, teknik ve idari esas ve usullerini gösteren ve Nişantaşı Üniversitesi tarafından hazırlanan belgeleri,

k) Uygun fiyat: Bedel, evsaf ve şartlar bakımından uygun görülen fiyatı,

l) Üniversite: Nişantaşı Üniversitesini,

m) Yaklaşık maliyet: İhale konusu işlerin önceden tahmin edilen bedelini, yapım işlerinde keşif bedelini,

n) Yapım: Her türlü inşaat, imalat, teknik onarım, yıkma değiştirme, iyileştirme ve montaj işlerini,

o) Yüklenici: İhale yöntemlerinden birisiyle, işin üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Satın Alma ve İhale İşlerinde Yetkili Organlar,

Satın Alma ve İhale Usulleri ve İlkeleri

Satın alma ve ihale işlerinde yetkili organ ve kişiler

MADDE 5 – (1) Bu Yönetmelikte yazılı işleri yaptırma ve parasal sınırlarını belirleme, satın alma komisyonu kararını onama ve iptal etme yetkisi, harcama yetkilisi sıfatıyla Başkana aittir. Başkan bu yetkisini uygun gördüğü ölçüde ve sürede her öğretim yılı başında bir Mütevelli Heyet üyesine devredebilir.

(2) Gayrimenkul alım ve satımı ile yeni gayrimenkul teminine ilişkin her türlü işlem Mütevelli Heyetin onayı ile yapılır.

(3) Satın alma komisyonu; biri satın alma yetkilisi olmak üzere Başkan ve/veya Mütevelli Heyet tarafından görevlendirilecek en az üç kişiden oluşur. Satın alma ve ihale kararlarına katılmamak koşulu ile komisyonlara yardımcı olmak üzere Başkan ve/veya Mütevelli Heyet tarafından uzman ve teknik kişiler de görevlendirilebilir. Komisyon başkanını Başkan ve/veya Mütevelli Heyet belirler. Satın alma komisyonu, Başkan ve/veya Mütevelli Heyet tarafından belirlenen satın alma limitinin aşılması halinde toplanır ve ihaleyi gerçekleştirir.

(4) Alım ve satım işleri alım ve satım işinin büyüklüğüne ve özelliğine göre komisyonlar vasıtasıyla yapılabilir.

(5) Mütevelli Heyet onayı alınmak suretiyle sürekli veya geçici alım ve satım komisyonları kurulabilir.

(6) Alım ve satım işleminin ihale yöntemi ile yapılması durumunda; söz konusu komisyonlar yurt içinde bedeli ne olursa olsun her çeşit ihaleyi yapmaya yetkilidir.

(7) Komisyon kararları Mütevelli Heyet Başkanı onayı ile kesinlik kazanır.

(8) Başkan ve Mütevelli Heyet dışında hiç bir personel avans talep edemez ve kullanamaz.

(9) Muayene ve kabul komisyonu: Satın alma komisyonu tarafından belirlenen ve onay gören ihale işlemlerinin tamamlanmasını müteakip, işin istenilen vasıfta olduğunun tespitine yetkili olarak Başkan ve/veya Mütevelli Heyet tarafından görevlendirilen ürün kabul ve depo sorumlusu, malı/işi talep eden ve Hizmet Destek Başkanlığından birer personel olmak üzere en az üç üyeden oluşan komisyondur.

Satın alma ve ihale ilkeleri

MADDE 6 – (1) Satın alma ve ihale ilkeleri şunlardır:

a) Her satın alma işleminde en az üç firmadan mutlak surette teklif alınması gerekir.

b) Satın almanın mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden ve piyasa rekabet şartları gözetilerek yapılması gerekir.

c) Satın almalarda tercih yapılırken, firmaların referansları, istenilen kaliteyi verme yeteneği, istenilen zamanda teslim, en uygun ödeme ve bakım koşullarını sağlama gibi özellikler göz önünde tutulur.

ç) Satın alma talebinin belirli nitelikleri, teknik özellikleri ve markayı içermesi durumunda satın alma, doğrudan pazarlık usulü ile gerçekleştirilebilir.

d) Satın alınması kararlaştırılan mal, hizmet, proje ve yapım işlerinin belirlenen usullerle gerçekleştirilmesini müteakip, aynı işin devamı, ilave ve benzeri işler için gereken satın alma işlemleri ve yapım işlerinin projeye bağlı olarak sonuçlandırılması ve tamamlanması bakımından, aynı fiyattan ve yeni bir teklif alınmadan ve ihaleye çıkılmadan Başkan ve/veya Mütevelli Heyet onayı ile devam ettirilebilir. Bu ilave işler ve satın almalar için yeni teklif ve karar almaya gerek duyulmaz, satın alma aynı kararla ilişkilendirilerek gerçekleştirilir.

Doğrudan temin usulü

MADDE 7 – (1) Doğrudan temin usulü;

a) Önceden alımı yapılan mal, demirbaş, teknoloji ve hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için ilk alım yapılan kişi veya kurumdan alınması,

b) Mal ve hizmet sağlayıcının tek bir kişi olması durumunda alımın yapılması,

c) Ani veya olağanüstü durumlar nedeniyle alımın acil olarak yerine getirilmesinin zorunlu olması,

ç) Konaklama ve seyahatlere ilişkin alımlar yapılması,

d) Tüketim malzemeleri alımı,

e) Fikri ve sınai mülkiyet haklarının alımı,

f) Hukuksal danışmanlık, mali müşavirlik, denetim ve avukatlık hizmetlerinin alınması,

g) Alanında uzmanlaşmış sanatçı, bilim insanı, kişi ve kuruluşlara yaptırılan sanatsal, bilimsel ve teknik özelliklere sahip işlere ilişkin mal ve hizmet alımı,

ğ) Menkul ve gayrimenkul kiralaması ve satın alınması,

h) Yukarıda sayılanlar dışında kalan ve satın alma yetkilisine tanınan yetkileri aşmayan alımlar,

durumunda uygulanır.

(2) Akademik ve idari personel maaş ücretleri, anlık günlük ihtiyaç ve her türlü sarf malzemeleri, arıza veya onarıma esas teşkil eden yedek parçalar, temizlik işleri, gıda gibi olağan hizmetler, küçük donanım ve yazılımlar, pazarlık imkânının bulunmadığı büyük alışveriş merkezlerinden yapılacak satın alımlar, bedeli ne olursa olsun elektrik, su, doğalgaz, posta ve benzeri abonman sözleşmesine veya akaryakıt, köprü, vapur, feribot, tercihli yol gibi ücretleri tarifeye bağlanmış her türlü işler doğrudan temin usulü ile yapılır.

(3) Satın alma yetkilisi; birinci fıkrada belirtilen hallere uyan alım veya kiralamalarda, istekli veya isteklilerden alım veya kiralama şartlarını elektronik posta, faks veya mektup yoluyla temin eder. Görüşmeler sonunda seçilen isteklilerden nihai teklif alınır ve alım sonuçlandırılır.

Pazarlık usulü

MADDE 8 – (1) Bu usulde işin nitelik, özellik ve gereğine göre belirlenen en az üç istekliden yazılı teklif alınır. Aranan koşulları taşıyan isteklilerle alım, satım veya kiralama şartları ve bedel üzerinde pazarlık yapılır ve satın alma sonuçlandırılır.

Kapalı teklif, açık teklif, açık eksiltme usulü

MADDE 9 – (1) Bu Yönetmelik hükümleri uyarınca doğrudan temin veya pazarlık usulü ile yapılması parasal sınırlar nedeniyle mümkün olmayan veya bu usullerin uygulamasının uygun görülmediği hallerde satın alma yetkilisi tarafından kapalı teklif, açık teklif veya açık eksiltme usulü uygulanır.

(2) Kapalı teklif usulü: Bu usulde, teklifler yazılı olarak yapılır. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra, zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği konu, açıkça yazılıp zarf kapatılır. Zarfın kapanan kısmı teklif veren tarafından imzalanır. Teklif mektubunun şartnameye uygun olarak hazırlanması ve şartnamede teklif mektubu ile beraber verilmesi istenen belge ve ek bilgiler varsa bunların mutlaka verilmesi gerekir. Teklif mektuplarında teklif edilen fiyatlar rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılır. Teklif mektupları teklif veren tarafından imzalanır.

(3) Açık teklif usulü: Niteliği itibariyle açık teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif istenilmesinin gereksiz zaman kaybına neden olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak veya faks ya da e-mail ile alınması suretiyle gerçekleştirilen satın alma usulüdür.

(4) Açık eksiltme usulü: Bu usulde ihaleye; istenilen iş veya malı, şartnamede yazılı şartlara uygun olarak temin edebilecek kimseler katılabilir ve hazır bulunanlar tarafından yapılacak tekliflerle uygun fiyatın belli olması üzerine, en uygun teklifte bulunana ihale yapılır. Açık eksiltme usulü ile ihale aşamasında aşağıdaki esaslara uyulur:

a) 7 nci maddenin birinci fıkrasında belirtilen alımlarda komisyon onayıyla işin diğer ihale usullerinden biriyle yapılmasında Üniversiteye fayda sağlamayacağına karar verilen işler açık eksiltme usulü suretiyle ihale edilir.

b) Açık eksiltmeye; şartnamede gösterilen şartlara uymak, teminatını vermek ve gerekli belgeleri komisyona ibraz etmek şartıyla herkes katılabilir. Komisyonca; teminatı ve belgeleri incelendikten sonra, durumları şartnameye ve ilgili mevzuata uygun bulunmayarak açık eksiltmeye giremeyecek olanlara teminatları ve belgeleri iade edilir. Bu husus ayrıca bir tutanakla belirtilir.

c) Açık eksiltmeye katılmaya hak kazananlar bir tutanakla tespit edildikten ve bu husus orada hazır bulunan isteklilere duyurulduktan sonra; komisyon başkanı isteklileri, şartnameyi imzalamaları ve teklif vermeleri için davet eder. Şartnameyi imzalamayan istekliler teklif veremez.

ç) Teklif vermekten çekilenler ile teklif verecek istekli kalmadığının belirlenmesinden sonra; komisyonca  Başkanın onay şartına bağlı olmak üzere, en son ve en düşük teklif veren teklif sahibine ihalenin yapıldığı bildirilir ve bu husus karara yazılarak imzalanır.

(5) Kapalı teklif veya açık teklif veya açık eksiltme usulünün uygulandığı hallerde satın alma yetkilisi tarafından aşağıdaki bilgileri içeren şartname hazırlanır. Şartnamede;

a) İşin çeşidi, niteliği, tahmini bedeli,

b) İşin süresi, başlama ve bitirme tarihleri,

c) Sözleşmeye aykırılık oluşturacak haller ve cezai şartlar,

ç) Kontrol, teslim ve tesellüm şartları,

d) Teminat koşulları,

e) Satın almaya katılma şartları ve katılmayacak olanlar,

f) Tekliflerin geçerlilik süreleri,

g) Ödeme ve avansa ilişkin hükümler,

ğ) Tekliflerin nereye verileceği ve son teklif verme tarihi,

bulunur.

E-ihale

MADDE 10 – (1) Üniversite, satın alma faaliyetlerini daha etkin yürütmek ve satın almalarda en uygun fiyatı bulmak amacıyla satın almalarını elektronik ortamda gerçekleştirebilir. E-ihale yapılabilmesi için;

a) Öncelikle elektronik ihale sunumu yapan kurumlarla anlaşma yapılması,

b) Satın alınacak ürün veya hizmetin bu Yönetmelikte belirtilen ihale ve satın alma yöntemlerinden birisi kullanılarak en uygun fiyatın tespit edilmesi,

c) En uygun fiyatı belirlenen ürün veya hizmet, anlaşma yapılan sunucunun elektronik ihale platformuna taşınarak, yeni tedarikçilerin de içinde bulunduğu geniş bir satıcı veri tabanından faydalanarak ürün ve hizmetin fiyatının daha da düşürülmesi,

ç) Elektronik ihaleye katılacak tedarikçilerin, en son tekliflerini sisteme kayıt teklifi olarak girmeleri, ihalenin açık eksiltme yöntemi ile bu kayıt teklifleri üzerinden gerçekleştirilmesi ve kayıt teklifinin en uygun ihale fiyatı olması,

sağlanır.

Satın alma talepleri

MADDE 11 – (1) Akademik birimler, talep ettikleri mal veya hizmetin konusunu, ihtiyacını ve özelliklerini içeren taleplerini Rektörlüğe iletirler. Rektörlük tarafından söz konusu ihtiyaçlar Başkan ve /veya Mütevelli Heyete iletir.

(2) Toplanan talepler satın alma yetkilisine gönderilir. Bütçeye uygunluğu tespit edilen talepler alım usulü belirlenerek gerçekleştirilir.

(3) Önceden Başkan ve/veya Mütevelli Heyet tarafından belirlenen limitlerin aşılması halinde ayrıca her alıma mahsus olmak üzere Başkan ve/veya Mütevelli Heyetten yetki alınır.

Acil durumlarda satın alma işlemleri

MADDE 12 – (1) Acil durumlarda satın alma işlemleri, satın alma yetkilisinin sorumluluğunda doğrudan yürütülür. Acil durumlar, Üniversitede meydana gelebilecek ve anında müdahale edilemediğinde maddi-manevi zarar doğurabilecek veya öğretimi aksatabileceği için satın alma usullerinin uygulanmasının beklenemeyeceği olaylar olarak kabul edilir.

(2) Acil durumların tespiti Başkan ve/veya Mütevelli Heyetçe yapılır. Bu satın almalarda satın alma ve ihale usulleri aranmaz.

İlan

MADDE 13 – (1) Yaklaşık maliyeti Başkan ve/veya Mütevelli Heyet tarafından yüksek görülen işler için günlük gazetelerde, düşük görülen işler Üniversitenin internet sitesinde veya ilan panolarında ihale tarihinden en az on gün önce ilan edilir.

(2) Doğrudan temin usulünde ilan yapılmaz.

(3) İlan usulünün belirlenmesinde kullanılan meblağ sınırları Başkan ve/veya Mütevelli Heyet tarafından belirlenir.

Uygulanacak usulün belirlenmesi

MADDE 14 – (1) Başkanın ve/veya Mütevelli Heyetin tespitine bağlı olarak işler, açık teklif, kapalı teklif veya açık eksiltme usulüyle yapılır. Başkan ve/veya Mütevelli Heyet tarafından maliyeti düşük görülen işler teklif alma veya pazarlık usulüyle yapılır. Doğrudan veya acil alımlar için meblağ sınırı belirlenmemiştir. İhale usulünün belirlenmesinde kullanılan meblağ sınırları Başkan ve/veya Mütevelli Heyet tarafından belirlenir.

İhaleye katılamayacak olanlar

MADDE 15 – (1) Aşağıda belirtilmiş olanlar, doğrudan doğruya veya bir aracı ile ihaleye katılamazlar:

a) İlgili mevzuat hükümlerine göre geçici veya devamlı olarak, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ile iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar.

b) Yevmiye alanlar dâhil olmak üzere, Üniversiteden aylık veya ücret alan mensupları.

c) Daha önce bu iş kendisine verildiği halde, usulüne uygun sözleşme yapmayan istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen veya mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getiremeyenler.

ç) Üniversite yöneticileri ile 2 nci maddede belirtilen kapsama giren iş ve işlemleri hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve denetlemekle görevli olanlar ve bu görevlilerin eşleri, üçüncü dereceye kadar (bu derece dâhil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) kayın hısımları ile evlatlıkları, evlat edinenleri ve ortakları.

Satın alma istek formunda bulunması gereken bilgiler

MADDE 16 – (1) Satın alma istek formunda aşağıda belirtilen bilgiler bulunur:

a) İhtiyaç bildiren birimin adı ve birim yöneticisinin imzası.

b) Tarih.

c) Satın alınması talep edilen mal/hizmetin tanımı, özelliği, cinsi, ölçüsü ve miktarı.

ç) Satın alma talebinin gerekçesi.

d) Gerekli görülen diğer açıklamalar.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Denetim

MADDE 17 – (1) Tüm satın alma ve ihale işlemleri gerekli görüldüğünde Başkan ve Mütevelli Heyetin onayı ile iç/dış denetime tabii tutulur. Denetleme sonuç raporu bizzat Başkana ve/veya Mütevelli Heyete yazılı olarak sunulur.

Müteahhidin iflası veya mahkûm olması

MADDE 18 – (1) Müteahhidin iflası halinde sözleşme feshedilir ve Üniversitenin zarar ve ziyanı talep edilir.

(2) Müteahhidin tutuklanması veya mahkûm olması hallerinde sözleşme feshedilebileceği gibi, Müteahhidin vekil tayin ederek işi sürdürme isteği de komisyon tarafından kabul edilebilir.

Tarafların sorumlulukları

MADDE 19 – (1) İhalenin tarafları ile ihalede görev alacak personel/Üniversite görevlileri ilgili mevzuatta belirtilen yasak fiil veya davranışlarda bulunamazlar.

(2) Sahte belge veya sahte teminat düzenleyenler, kullananlar veya bunlara teşebbüs edenler; hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikap, rüşvet suretiyle veya başka yollarla ihaleye ilişkin işlemlere fesat karıştıranlar veya buna teşebbüs edenler hakkında ilgili mevzuat hükümlerine göre işlem yapılır.

İhalenin iptali

MADDE 20 – (1) İhale yetkilisi, harcama yetkisi verilmiş bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum bütün isteklilere bildirilir.

(2) Üniversite, ihalenin iptali nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez.

Dış alımlar

MADDE 21 – (1) Bu Yönetmelik kapsamındaki mal ve hizmet alımlarının dış ülkelerden temin edilmesi zorunluluğunun doğması halinde, ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanır.

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

MADDE 22 – (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde, ilgili diğer mevzuat hükümleri ile Mütevelli Heyet ve Senato kararları uygulanır.

Yürürlükten kaldırılan yönetmelik

MADDE 23 – (1) 23/9/2015 tarihli ve 29484 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Nişantaşı Üniversitesi Satın Alma ve İhale Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

MADDE 24 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 25 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Nişantaşı Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkanı yürütür.