7 Eyll 2012 CUMA

Resm Gazete

Say : 28404

YNETMELK

Dileri Bakanlndan:

DILER BAKANLII ARV HZMETLER YNETMEL

BRNC BLM

Ama, Kapsam, Dayanak ve Tanmlar

Ama

MADDE 1 (1) Bu Ynetmeliin amac, Dileri Bakanl arivlerinde bulunan ariv malzemesi ile arivlik malzemenin tespit edilmesine, herhangi bir sebepten dolay bunlarn kayba uramamasna, gerekli artlar altnda korunmalarnn teminine ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerek ve tzel kiilerin ve ilmin hizmetinde deerlendirilmelerine, muhafazasna lzum grlmeyen malzemenin ayklama ve imhasna dair usul ve esaslar dzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 (1) Bu Ynetmelik, Dileri Bakanl merkez, yurtii ve yurtd tekilatn kapsar.

Dayanak

MADDE 3 (1) Bu Ynetmelik, 7/7/2010 tarihli ve 6004 sayl Dileri Bakanlnn Kurulu ve Grevleri Hakknda Kanunun 8 inci maddesinin birinci fkrasnn (d) bendine dayanlarak hazrlanmtr.

Tanmlar

MADDE 4 (1) Bu Ynetmelikte geen;

a) Ariv malzemesi: Dileri Bakanl merkez ve yurtd tekilat birimlerinin ilemleri sonucunda teekkl eden ve son ilem tarihi zerinden otuz yl gemi veya zerinden on be yl getikten sonra kesin sonuca balanm tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kltrel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydnlatma ve tespite yarayan, Trkiye Cumhuriyetinin ulusal ve uluslararas alanda her trl hak ve menfaatini belgeleyen, ayrca, ait olduu devrin ahlak, rf, adet veya eitli sosyal zelliklerini belirten her trl yazl evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mhr, damga, fotoraf, film, ses ve grnt band, disk ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

b) Arivlik malzeme: (a) bendinde saylan her trl belge ve malzemeden zerinden geen zaman bakmndan henz ariv malzemesi vasfn kazanmayanlarla son ilem tarihi zerinden yz bir yl gememi memuriyet sicil dosyalar, Devletin gerek ve tzel kiilerle veya yabanc devlet ve milletleraras kurulularla akdettii ikili ve ok tarafl milletleraras antlamalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nfus kaytlar, ayn zellikteki vakfiyelerden ait olduklar kamu kurum ve kurulular ile il, ile, ky ve belediyelere ait snr katlar gibi belgeleri,

c) Bakanlk: Dileri Bakanln,

) Bakanlk Merkez Arivi: Birim arivlerinde bulunanlar dndaki, Dileri Bakanlnn tm arivlik malzeme ve ariv malzemesinden mteekkil, arivlik malzemenin birim arivlerine nazaran daha uzun sreli sakland; ariv malzemesinin ise arivcilik yntemlerine uygun olarak deerlendirilip, Bakanlk birimlerinin ve aratrmaclarn hizmetine sunulduu merkez arivini,

d) Birim arivi: Dileri Bakanl genel mdrlkleri, mstakil daire bakanlklar, yurtii brolar ile yurtd temsilciliklerinin grev ve faaliyetleri sonucu kendiliinden teekkl eden ve gncelliini kaybetmemi halde aktif bir biimde ve gnlk i ak iinde kullanlan arivlik malzemenin belirli bir sre sakland ariv birimlerini,

e) Diplomatik Ariv: Dileri Bakanl Merkez ve birim arivlerini,

f) Fon: Bir kurum ya da kurulu veya kiiye ait belgelerin tarihine, karmaklna ve miktarna zel bir nem gsterilerek organik yntem esasna gre oluturulmu birbirleriyle ilgili belgelerden oluan btn,

ifade eder.

KNC BLM

Sorumluluk ve Ariv Hizmetlerinde Grevlendirilecek Personel

Sorumluluk

MADDE 5 (1) Bakanlk ariv hizmet ve faaliyetleri, Diplomatik Ariv Dairesi Bakanl tarafndan yrtlr.

Diplomatik Ariv Dairesi Bakanlnn grevleri

MADDE 6 (1) Diplomatik Ariv Dairesi Bakanlnn grevleri aada belirtilmitir:

a) Merkez arivini muhafaza etmek, Bakanlk ariv sistemini ynetmek ve gelitirmek.

b) Gizli ierikli belgelerin belli sreler sonunda aratrmaclarn istifadesine almasna ynelik olarak gizlilii kaldrma komisyonlar oluturmak ve bunlarn faaliyetlerini dzenlemek.

c) Dier devletlerle ve uluslararas kurulularla akdedilen andlamalarn tasnifini ve muhafazasn gerekletirmek.

Ariv hizmetlerinde grevlendirilecek personel

MADDE 7 (1) Bu amala, Diplomatik Ariv Dairesi Bakanl emrinde yeterli sayda personel istihdam edilir.

(2) Birim arivlerinde konsolosluk ve ihtisas memurlarndan bir ariv sorumlusu ile yeteri kadar grevli tespit edilerek, isimleri Diplomatik Ariv Dairesi Bakanlna bildirilir. Birim arivlerinin yl iinde arivlerde yaptklar ilemlerle ilgili olarak gncel bilgilere ilikin ayrntlar ieren bir rapor yl sonunda Diplomatik Ariv Dairesi Bakanlna iletilir.

NC BLM

Bakanlk Merkez ve Birim Arivlerinin Kurulmas, Ariv Malzemesi ile

Arivlik Malzemenin Korunmas

Arivlerin yangndan korunmas

MADDE 8 (1) Bakanlk Merkez birimlerinde, yurtii ve yurtd tekilatnda arivlerin yangndan korunmas konusunda 27/11/2007 tarihli ve 2007/12937 sayl Bakanlar Kurulu Kararyla yrrle konulan Binalarn Yangndan Korunmas Hakknda Ynetmelik ve ilgili dier mevzuat hkmleri uygulanr.

(2) Bu kapsamda;

a) Ariv odalarna sadece yetkili personel nezaretinde girilir.

b) Ariv odalarnda sigara iilmez ve yanc parlayc maddeler ile yangn gvenliini tehlikeye sokacak dier cihaz ve maddeler bulundurulmaz.

c) Ariv odalarnda yeteri kadar kuru kimyevi tozlu ve gazl yangn sndrme cihazlar bulundurulur. Bu cihazlarn bakm ve kontrol periyodik olarak yaptrlr.

) Evrak, belge ve malzemenin nemi dikkate alnarak muhafaza edildikleri dolap, raf ya da kapal raflarn zerine kurtarma ncelik derecesine gre etiketler yaptrlr.

d) Yangn esnasnda hangi evrak ve arivin kimler tarafndan kurtarlaca nceden belirlenir.

e) mha edilecek evrak ncelikle kylarak imha edilir. Yaklarak imha edilecek olanlar ise gvenlik tedbirleri alndktan sonra kat imha yerlerinde yaklr.

f) Yangn Emniyet Talimat, ariv odalarnn girilerine kolayca grlecek ekilde aslr.

g) Yangn sndrme cihazlar altnda depolarda bulunabilecek personelin kullanmna tahsis edilecek oksijen maskeleri tedarik edilir.

Arivlik malzeme ve ariv malzemesinin korunmas

MADDE 9 (1) Bakanlk birimleri, henz Bakanlk Merkez Arivine devretmeyip ellerinde bulundurduklar arivlik malzemeyi; Diplomatik Ariv Dairesi Bakanl, Bakanlk Merkez Arivine intikal eden ariv malzemesi ile arivlik malzemeyi her trl zararl tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli dzenleri ierisinde tasnif edip saklamakla ykmldrler. Diplomatik Ariv Dairesi Bakanl, Bakanlk Merkez Arivine devredilmi ariv malzemesi ve arivlik malzemenin korunmas ile ilgili olarak;

a) Yangn, hrszlk, rutubet, su baskn, toza ve her trl hayvan ve haeratn tahriplerine kar gerekli tedbirlerin alnmasndan,

b) Yangna kar, yangn sndrme cihazlarnn yangn talimat erevesinde daimi alr durumda bulundurulmasndan,

c) Arivin her blmnde, uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasnda tutulmasndan,

) Fazla rutubeti nlemek iin, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanlmasndan,

d) Ylda en az bir defa mikroorganizmalara kar koruyucu tedbir olarak ariv depolarnn dezenfekte edilmesinden,

e) Ik ve havalandrma tertibatnn elverili bir ekilde dzenlenmesinden,

f) Isnn mmkn olduu kadar sabit, kat malzeme iin 12-15 derece arasnda, tutulmasndan,

sorumludur.

DRDNC BLM

Bakanlk Merkez ve Birim Arivi lemleri

Bakanlk merkez ve birim arivleri

MADDE 10 (1) Belirli bir sre saklanacak arivlik malzeme iin birim arivleri, daha uzun sre saklanacak ariv malzemesi veya arivlik malzeme iin Bakanlk Merkez Arivi tekil edilir.

Birim arivine verilecek malzemenin ayrm ve hazrlanmas

MADDE 11 (1) Her yln Ocak ay iinde, nceki yla ait arivlik malzeme, merkez birimlerinde ve yurt d temsilciliklerimizde grevli ilgili personelce gzden geirilir. Bunlar;

a) lemi tamamlananlar,

b) lemi devam edenler,

c) lemi tamamlanm olmakla birlikte elde bulundurulmas gerekenler,

) Devredilmesi veya imha edilmesi gerekenler,

eklinde bir ayrma tabi tutulur.

(2) Evrak, standart dosya plan esaslarna gre dosyalara ve klasrlere yerletirilir. Konu ve ilem itibariyle ayn evrak ayn dosya veya klasre konur. Dosya ve klasr iinde yerletirme tarih sralamasna gre en son tarihi tayan evrak en ste gelecek ekilde dosyalanr. Dosya gmleklerinin zerine, aidiyeti, konu kodu, konusu, dosyann numaras gibi bilgiler ilenir. Klasrlerin srt etiketlenir. Etikette srasyla;

a) Kurum rumuzu,

b) Birim rumuzu/kodu,

c) Alt birim rumuzu/kodu,

) Kutu numaras,

d) Dosya numaras,

e) Dosyann ad (birden fazla miz varsa bunlarn konu balklar srayla yazlr.),

f) lem yl,

bilgileri yer alr (Ek-3).

(3) Sicil dosyalar, sicil numaras (Bakanlk sicil numarasna ilaveten, T.C. kimlik numaras da belirtilir.) veya isim esas alnmak suretiyle hazrlanr ve arivde de buna gre bir yerletirme yaplr.

(4) Verilen hizmet itibariyle zellik arz eden ariv malzemesi veya arivlik malzeme, birimlerin kendi arasnda mutabakat salamas suretiyle, standart dosya plan da dikkate alnarak hizmetin ekline ve malzemenin trne gre gelitirilecek geerli bir sistem ierisinde (alfabetik, nmerik, kronolojik, tematik, corafi ve benzeri) hazrlanr ve ariv yerletirmesi yaplr.

(5) Gizlilik dereceli malzeme, arivde tasnif ve yerletirme srasnda normal malzeme gibi ileme tabi tutulur.

(6) Yukarda belirtilen ilemler sonucunda hazrlanan ariv kutusu ve dosyalar ierisine, dosya ve ariv kutularnda yer alan evrakn dkmn veren bir ierik listesi konur (Ek-1).

Uygunluk kontrol

MADDE 12 (1) Ayrm sonucu, ilemi tamamlanm ve birim arivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolnden geirilir. Uygunluk kontrol, ilgili birim personeli ile birim arivi yetkili personelince mtereken yaplr. Bu kontrolde;

a) Arive devredilecek malzemenin ilem yl itibariyle, aidiyetine gre kaydna mahsus kayt defteri veya fyleri gzden geirilerek, sra numaralarnda atlama, tekerrr veya eksiklik olup olmadna,

b) Bir aidiyet ierisinde, ayn mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayt defteri veya fylerdeki kaytlarn dzeltilmek suretiyle birletirilip birletirilmediine,

c) Dosya ierisinde bulunan evrakn, gerektii biimde dosyalanp dosyalanmadna,

) Ariv kutular veya dosyalar zerine, devirden nce kutu ve dosyalara verilmi numaralarn, birim adnn, ait olduu ilem ylnn yazlp yazlmadna,

d) Ciltli olarak saklanmas dnlm olanlarn, ciltlenip ciltlenmediine,

e) Zarflanmas gerekenlerin, zarflanp zarflanmadna,

f) Defterlerle ciltlenmi veya zarflanm olanlarn zerine, devirden nce verilmi numaralarn, birim adnn, ait olduu ilem ylnn yazlp yazlmadna,

g) lem yl esasna gre dzenlenen kayt defterlerinin veya bu maksatla kullanlan fy ciltlerinin kapaklarnn etiketlenip etiketlenmediine,

) Sayfalarn ve eklerinin yrtk, kopuk veya eksik olup olmadna,

h) Dosya veya ariv kutusu ierisine konulmas gereken ierik listelerinin konulup konulmadna,

baklr ve eksiklikler varsa tamamlanr. Evrakn teslimi bu Ynetmelik hkmlerince eksiklikler giderildikten sonra mmkndr.

Malzemenin birim arivine devri

MADDE 13 (1) lgili birimlerce, her trl ilemi tamamlanm ve uygunluk kontrol yaplarak eksiklikleri giderilmi arivlik malzeme, mteakip takvim ylnn ilk ay ierisinde birim arivine devredilir. Devir ilemlerinde aadaki hususlar dikkate alnr:

a) Malzemenin belirtilen sre ierisinde devrinde, belirli bir sra uygulanr. Bu srann tespitinde, birim arivince ilgili niteler arasnda mutabakat salanr.

b) Teslim ilemleri ise, birim ariv personeli tarafndan yerine getirilir.

c) Teslim ilemine kadar birimlerce, evrakn takibini stlenecek birim ariv sorumlular belirlenir.

) Arivlik malzemenin, birim arivine devri uygunluk kontrol yaplm olan kayt defterleri veya fyleri ile yaplr.

Birim arivine devredilmesi gerekmeyen malzeme

MADDE 14 (1) Resm Gazete, kitap, bror ve benzeri evrak ilgili birimlerinde muhafaza edilir. Bunlardan ihtiya duyulmayanlar, listesi ile birlikte Bakanlk Ktphanesine devredilebilir.

Malzemenin birim arivinde tasnifi ve yerletirilmesi

MADDE 15 (1) Ariv ve arivlik malzeme birim arivlerinde ilem grd tarihlerdeki asli dzenleri bozulmadan saklanr. Bekleme sresini mteakip Bakanlk Merkez Arivine ayn dzende teslim edilir.

(2) Yurtd birim arivlerinde yaplacak ayklama ve imha ilemlerinden sonra arivdeki malzeme ilem grd teekkl ve mnasebet biimlerine uymak suretiyle dzenlenerek muhafaza edilir.

Malzemenin birim arivinde saklanma sresi

MADDE 16 (1) Arivlik malzemenin, birim arivlerinde saklanma sresi be yldr. Bu srenin sonunda merkez arive saklanmak zere devredilir. Bu srenin uzatlmas veya ksaltlmas birimlerin ihtiyalar gz nne alnmak suretiyle Diplomatik Ariv Dairesi Bakanl tarafndan tespit edilir.

(2) Yurtd birim arivlerinde arivlik malzemenin saklanma sresi on yldr.

Birim arivinden yararlanma

MADDE 17 (1) Birimler gerektiinde grlmek ve incelenmek zere, birim arivinden evrak veya dosya alabilir.

(2) Dier birimlerin birim arivlerinden yararlanma talebi ise, ilgili birim amirinin msaadesine tabi olup, dosya veya evrak ariv dna karlmamak kayd ile incelenebilir veya usulne uygun rnekler verilebilir.

Birim arivinde ayklama ve imha

MADDE 18 (1) Ayklama ve imha ilemleri birim arivlerinde yaplmaz.

(2) Ancak, yurtd tekilatlarnda ayklama ve imha ilemleri, 22 nci madde hkmlerince yaplr.

Bakanlk Merkez Arivine devredilecek malzemenin ayrlmas

MADDE 19 (1) Birim arivinde saklanma sresini tamamlayan arivlik malzeme, Bakanlk Merkez Arivine devredilecek olanlar eklinde ayrlr.

Bakanlk Merkez Arivine devretme

MADDE 20 (1) Birim arivinde saklanma sresini tamamlayan arivlik malzeme, kayt defteri, fyler ve devredilecek malzemeye ait ierik listelerini ihtiva eden bir yaz ile her yln Ocak ay ierisinde Bakanlk Merkez Arivine devredilir.

(2) Yurtd tekilatlarnda, saklama sresini tamamlayan ariv malzemesi 51 inci madde hkm erevesinde Bakanlk Merkez Arivine devredilir.

Bakanlk Merkez Arivine devredilecek arivlik malzemenin uygunluk kontrol

MADDE 21 (1) Bakanlk Merkez Arivine devredilecek arivlik malzeme, uygunluk kontrolnden geirilir. Eksiklikleri varsa 12 nci maddede gsterilen biimde tamamlanr.

Bakanlk Merkez Arivinde ayklama ve imha

MADDE 22 (1) Bakanlk Merkez Arivinde yaplacak ayklama ve imha ilemleri ibu Ynetmeliin altnc ve yedinci blmlerindeki hkmlere gre yaplr.

(2) Bakanlk Merkez Arivinde yaplacak tasnif almalar muhafazasna lzum grlmeyen ve ayklama ilemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrlmasndan sonra yaplr. nce tasnif (Provenance Sistemi) almalar esnasnda da ayn ilem uygulanr.

Damgalama

MADDE 23 (1) Ayklama ve imha ilemlerini mteakip, Bakanlk Merkez Arivine devredilen malzeme siyah stampa mrekkebi ve lastik damga kullanlmak kaydyla "Dileri Bakanl Merkez Arivi" damgas ile damgalanr. Damga, evrakn n yz sol st kesine, defterlerin ise, i kapann n yz sol st kesine ve defterlerdeki belgelerin ayn ekilde sol st kesine baslr.

(2) Bunlar dnda kalan dier tr ariv malzemesine ise, yaptrc etiket zerine baslm damga tatbik edilir.

Malzemelerin Bakanlk Merkez Arivinde tasnifi ve yerletirilmesi

MADDE 24 (1) Arivlik malzeme ve ariv malzemesi, ilem grd tarihte meydana gelen teekkl ve mnasebet biimlerine uymak suretiyle dzenleme esasna dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esas, arivlere devredilen fonlar, konu btnlklerini bozmadan asli dzeniyle brakmaktr. Arivlik malzemenin ilem grd tarihlerdeki ait olduu, daire ve alt birimleri, hiyerarik btnlk ierisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrak bir araya getirilir.

(2) Tasnif ilemleri u sray takip eder:

a) ncelikle, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geirilerek ayrma ilemi yaplr. Birimlerin evrak, ilem grdkleri tarihlerdeki teekkl ve mnasebet biimlerine uygun ekilde bir araya getirilir.

b) Ayrm yaplan evrak ve vesaikten, konu ve ilem itibariyle aidiyeti ayn olanlar, ekleri ile birlikte bir araya getirilir;

1) Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asl evrak ve vesaikten ayrlmaz. Bu tr ekler, asl evrak ve vesaik ile birlikte ele alnr.

2) Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakn dalmasna mani olmak, yerlerinin kaybolmasn nlemek ve aidiyetini salamak, dolaysyla kullanlmalarn kolaylatrmak iin yaprak ve sayfalar numaralandrlr. Her dosyada evrak 1'den balamak zere sra numaras alr. Evrakn ekleri, kendi ierisinde sayldktan sonra, asl evrakn n yznn sol alt kesine, adet olarak kurun kalemle yazlr.

c) Daha sonra, birimleri tespit edilmi olan evrak ve vesaik kendi ierisinde gn, ay ve yl srasna gre, kronolojik sraya konur. Bu ilem yaplrken aadaki hususlar gz nne alnr:

1) Kronolojik sralama ilemi, kk tarihten byk tarihe doru yaplr. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sralamasnda da ayn usul uygulanr.

2) zerinde yalnzca ait olduu ay yazl olup, gn belli olmayan evrak, sralamada, evrakn says gibi ipucu olacak bir unsura sahip deilse, bunlar bulunduklar ayn sonuna, toplu olarak konulur.

3) Hicri ve Rumi tarihler, Miladi tarihe evrilerek alnr.

4) Baz eski harfli evrak ve vesaikde tarihler, ay olarak paraya blnerek, "Evail" nceki "Evast" ortadaki ve "Evahir" sonraki tabirleriyle kullanldndan; "Evail" yazl olanlar ait olduklar ayn onuncu gnnden sonraya, "Evast" yazl olanlar ait olduklar ayn 20 nci gnnden sonraya; "Evahir" yazl olanlar ise ait olduklar ayn son gnnden sonraya konulur. zerinde gn ve ay olmayp sadece yl yazl olanlar, ait olduklar yln en sonuna konulur.

5) zerinde yazl bir tarih olmad halde, tahmini tarihlemesi yaplan evrak da ait olduklar yln, ay ve gn belli olmayan evrak arasna konulur. Tahmini tarihleme kayd keli parantez ierisinde gsterilir.

) Ayrma neticesinde, evrakn n yz alt blmne siyah stampa mrekkebi kullanlmak suretiyle ariv yer damgas (Ek-2 ) baslr. Damgann;

1) Kurum blmne, Dileri Bakanl iin kullanlan rumuz,

2) Birim blmne, birimler iin kullanlan rumuz,

3) Alt birimi blmne, alt birim iin kullanlan rumuz,

4) Kutu numaras blmne, evrak ve vesaikin dosyalar ierisinde konaca kutuya verilecek mteselsil numara,

5) Dosya numaras blmne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek mteselsil numara,

6) Evrak sra numaras blmne ise, her bir dosyaya yerletirilecek evraka verilecek sra numaras

yazlr. Her bir dosya ierisinde yer alacak evrak, birden balamak zere sra numaras alr.

7) Ariv yer damgas, aidiyet ve btnl salamas bakmndan, evrakn eklerine de baslr. Ariv yer damgas kurun kalemle doldurulur. Boyal, sabit tkenmez veya mrekkepli kalem kullanlmaz.

d) stenen belgelere sratli bir ekilde ulamay salamak iin, belgelerin dosyalar ierisinde yerletirilecei kutularn veya klasrlerin srtlarnda bulunan etiketler zerine yukarda belirtilen kodlamann, evrak sra numaras hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek-3), dosya numaras hanesine, bir kutuda yer alacak dosyalarn ilk ve son numaralar ile ayrca ilem yl yazlr. Ayn ekilde, dosya gmleklerinin n yzlerine de, kodlamann dosya sra numaras dahil, ilem yl kaydedilir. Ayrca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasnda mteselsil numara alm olan evrak ve vesaik iin, kutu etiketleri ile dosya gmleklerinin n yzlerine, ilem yl hanesinin altna, dosya ve dolaysyla kutu ierisinde yer alm olan bu tr evrak ve vesaikin alm olduu mteselsil numarann balang ve biti numaralar, aramada bir kolaylk salamak zere kaydedilir.

e) Kutu ve dosyalara verilecek sra numaralar, dosyalama sistemleri devam ettii srece mteselsil olarak devam ettirilir.

f) Bu tasnif sisteminde, ayrma ve tarihleme ilemi tamamlanan evrakn envanteri hazrlanr. Bunun iin her evrakn veya ekleriyle birlikte evrak btnlnn mahiyeti hakknda zet karlp filenir.

g) Btn bu ilemler daha sonra kataloglara geirilir.

Malzemenin yerletirilmesi

MADDE 25 (1) Tasnifi tamamlanm olan evrak, standart dosya gmlekleri ierisinde ariv malzemesini uygun artlarda korumak maksadyla asit derecesi dk, dayankl, mikroorganizmalarn remesine sebep olacak maddeleri ihtiva etmeyen ve nem ekmeyen prespan malzemeden retilmi kutulara konmu olarak, gerekli artlar haiz ariv depolarnda madeni raflarda tasnif planna uygun olarak, bir yerletirme plan dahilinde yerletirilir.

(2) Bu yerletirmede, raflarda, ift tarafl ranzalar ve kapal raflar da dahil soldan saa, gzlerde ise yukardan aaya doru teselsl eden bir sra dahilinde hareket edilir. Yerletirme ilemi, ariv deposuna girildiinde, sol taraftaki ilk rafn sol st kesinden balamak zere yaplr. Bu ilem, her raf grubu iin tekrarlanr.

(3) Bu tasnif sistemi yalnzca klasik tip ariv belgesi denilen evrak iin sz konusudur. Film, fotoraf, plak, ses ve grnt band, disk ve bu gibi deiik tr ve eitlerdeki malzemenin tasnifi, uygun sistem ve ilemlere gre yaplr.

(4) Ariv deposunun yerleim emas karlr ve depo giriinin uygun bir yerine aslr.

Malzemenin envanterlerinin karlmas, kataloglarnn hazrlanmas

MADDE 26 (1) Bakanlk merkez arivindeki arivlik malzemenin veya ariv malzemesinin kullanlmasn kolaylatrmak ve zerinde tasarrufta bulunabilmek iin envanterleri karlr, kataloglar hazrlanr.

Malzemenin mikrofilm/elektronik ortama aktarlmas

MADDE 27 (1) Ariv malzemesini tek nsha olma zelliinden kurtarmak, kullanmn kolaylatrmak, devamlln salamak ve ypranmasn nlemek amacyla, tasnifi tamamlanan malzeme mevcut teknolojiler kullanlmak suretiyle mikrofilm ve/veya elektronik ortama aktarlr.

(2) Bu hizmetin yerine getirilmesi amacyla Bakanlk Merkez Arivinin kullanm iin gereken teknik tehizat salanr.

Elektronik ortamdaki ariv malzemesi

MADDE 28 (1) Elektronik ortamlarda kaytl ariv malzemesinin devir ilemlerinde Bakanlk tarafndan belirlenecek formatlara riayet edilir.

(2) Bu tr malzemelerin tasnif, devir gibi ariv ilemlerinde dier tr malzemeler iin uygulanan hkmler uygulanr.

Birimlerin Bakanlk Merkez Arivinden yararlanmas

MADDE 29 (1) Bakanlk merkez arivinin yetki ve sorumluluuna gemi olan ariv malzemesinin asl hibir sebep ve suretle arivden darya karlamaz. Birimler, bir hizmetin grlmesi, bir hakkn korunmas ve ispat gerektiinde, Bakanlk Merkez Arivinde inceleme yapabilir veya usulne uygun rnekler alabilir. Birimlerin, Bakanlk merkez arivinden yararlanmas, ilgili birim amirinin yazl talebi (Ek-4) ve Diplomatik Ariv Dairesi Bakanlnn onay ile yaplr.

BENC BLM

Ariv Malzemesinin Gizlilii ve Gizliliinin Kaldrlmas lemleri

Ariv malzemesinin gizlilii

MADDE 30 (1) Birimlerin elinde bulunan ve cari olduu dnemde gizli kabul edilmi olup halen bu zelliklerini koruyan ariv malzemesi, Bakanlk Merkez Arivine getikten sonra da gizli kalr. Bu eit ariv malzemesinin gizliliklerinin kaldrlmas Bakanlk merkez arivinde kurulacak bir Gizlilii Kaldrma Komisyonu vastasyla yaplr. Ancak, evrak reten dairenin veya birimin gizliliin kaldrlmas yolundaki gr esastr.

Gizlilii Kaldrma Komisyonunun tekili

MADDE 31 (1) Gizlilii kaldrlacak ariv malzemesi iin Diplomatik Ariv Dairesi Bakan veya yardmcsnn bakanlnda, evrakn ait olduu birimden, ilgili belgeler konusunda bilgi ve tecrbe sahibi iki kii ile tercihen o konularda grev veya alma yapm bir veya iki daire bakan ve st dzeyde meslek memuru veya mavirden teekkl etmi ila be kiilik bir Gizlilii Kaldrma Komisyonu kurulur. Komisyon ihtiya duyduu takdirde konu ile ilgili grev yapm kiilerin bilgilerinden yararlanabilir.

Gizlilii Kaldrma Komisyonunun yetki, sorumluluk ve alma esaslar

MADDE 32 (1) Gizlilik kayd tayan her trde ariv malzemesinin gizliliinin kaldrlma ilemi Gizlilii Kaldrma Komisyonunun karar ile yaplr. Ancak, 35 inci madde hkm sakldr.

(2) Gizlilii Kaldrma Komisyonu, lzum grlen hallerde veya tasnif ilemleri tamamlanarak aratrmaya alma aamasna gelmi ariv malzemesinin gizliliinin kaldrlp kaldrlmayacana karar vermek zere almaya balar.

(3) Komisyon kararlar oy okluu ile alnr. Komisyonun oy okluu ile karar veremedii durumlarda komisyon bakannn oy verdii tarafn tercihi dikkate alnr.

Gizlilii kaldrlan ariv malzemesi ve bunlarn listelerinin dzenlenmesi

MADDE 33 (1) Gizlilii kaldrlan malzeme iin teekkl ettii birim, yl, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet ierisindeki tarih ve numaras, dosya, sra, ifre numaras esas alnmak zere iki nsha olarak liste hazrlanr. Listeler, komisyon bakan ve yeleri tarafndan imzalanr. Gizlilii kaldrlan ariv malzemesinin zerine ........ tarih ve ...... sayl Gizlilik Komisyon Karar ile gizlilii kaldrlmtr. damgas vurularak gizlilik iptal edilir. Malzemenin elektronik ortamdaki grnts zerine benzer bir ibare konulmas mmkndr.

(2) Herhangi bir gizlilik derecesi tayp da son ilem tarihi zerinden en az otuz yl gemi, tasnifi tamamlanm ve gizlilii kaldrlm ariv malzemesinin aratrmaya almasnda herhangi bir gizlilik kstlamasna gidilmez.

Merkez arivinde bulunan dier kamu kurumlarna ait gizlilik dereceli ariv malzemesinin gizliliinin kaldrlmas

MADDE 34 (1) Bakanlk merkez arivinde tasnif ilemi tamamlanan fonlarda mevcut bulunan dier kamu kurum ve kurulularna ait gizlilik dereceli ariv malzemesinin gizliliinin kaldrlmasn teminen bu kurumlarn oluturacaklar gizlilii kaldrma komisyonlarnn ilgili ariv malzemesi zerinde incelemede bulunabilmesi iin gerekli tedbirler alnr.

Gizlilii kaldrlan ariv malzemesinin listelerinin kesinlik kazanmas

MADDE 35 (1) Hazrlanan listeler Bakan veya grevlendirecei st dzey amirin onay ile kesinlik kazanr.

Gizlilii kaldrlan ariv malzemesinin listelerinin saklanmas

MADDE 36 (1) kier nsha olarak hazrlanan listeler, bunlarla ilgili yazma ve onaylar, dikkate alnarak gruplandrlr. Bu nshalardan birincisi birim, ikincisi Bakanlk Merkez Arivinde muhafaza edilir.

ALTINCI BLM

Muhafazasna Lzum Kalmayan ve mha Edilecek Malzeme, Ayklama ve

mha Komisyonlar

Ayklama ve imha

MADDE 37 (1) Bakanlk merkez birimlerine ait, kullanlmasna ve muhafazasna lzum grlmeyen her trl malzemenin ayklama ve imhas, Bakanlk Merkez Arivinde yaplr. Bu hizmet yerine getirilirken eski yllara ait malzemenin ayklanmasna ncelik verilir. Tespit edilen eski Trke harfli belgeler birim arivlerince kesinlikle imha edilmez.

mha edilecek malzemenin tespit ls

MADDE 38 (1) Cari ilemlerde fiilen rol bulunan, saklanmalar belli srelerde dier mevzuatla tayin olunanlar ile herhangi bir davaya konu olmu bulunanlar, 39 uncu maddede saylan malzeme ierisinde yer alm dahi olsalar, mevzuatn tayin ettii zaman snr veya malzemede belirtilen sre ierisinde ayklama ve imha ilemine tabi tutulmazlar.

mha edilecek malzeme

MADDE 39 (1) mha edilecek malzeme aada gsterilmitir:

a) ekli ne olursa olsun, her eit tekit yazlar.

b) Elle, daktilo ile veya bir baka teknikle yazlm her eit msveddeler ve kopyalar.

c) Tarihi deeri olanlar hari resmi veya zel her eit zarflar.

) Adli ve idari yarg organlar ile PTT ve dier resmi kurululardan gelen ve genellikle bir ihbarname mahiyetinde bulunan alnd, tebli ve benzeri her eit katlar, PTT'ye zimmet karlnda verilen koli, tel, adi ve taahhtl zarf ve benzeri evrakn kayt edildii zimmet defterleri ve havale fileri.

d) Bilgi toplamak amacyla yaplan ve kesin sonucu alnan yazmalardan geriye kalanlar (anket soru katlar, istatistik formlar, eitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazmalar ve benzeri gibi hazrlk dokmanlar).

e) Ayn konuda bir defa yazlan yazlarn her eit kopyalar ve oaltlm rnekleri.

f) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha nce belirlenmi bir sonucun alnmasna yarayan her trl ara yazmalar.

g) Asl nshas ilgili birimde saklanmak zere, dier nite ve birimlere bilgi amacyla gnderilen her eit yaz, rapor, genelge, telgraf ve benzeri evrak.

) Yurtd kurululardan bilgi iin gelen rapor, blten, sirkler, bror, kitap ve benzeri basl evrak ve malzeme ile her trl sreli yayndan ve basl olmayan malzemeden, ktphane ve dokmantasyon nitelerine mal edilenler dnda kalanlar, kullanlmasna ve muhafazasna lzum grlmeyen kitap, bror, sirkler, form deiiklii sebebiyle kullanlmayan basl evrak ve defterlerden elde tutulacak rnekler dndakilerin tamam.

h) Demirba, mefruat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yaplan yazmalardan sonucu alnan ve ilemi tamamlanm yazmalar.

) Yanl havale ve sevk sebebiyle ilgili evrak iin yaplan her trl yazmalar.

i) Kanun, tzk ve ynetmelik icab, belli bir sre sonra imhas gereken ifre, gizli emir, yaz ve benzerleri, ilgili mevzuat hkmlerine gre belli saklanma srelerini doldurmu bulunan yazmalar.

j) simsiz, imzasz ve adresi bulunmayan dileke, ihbar ve ikayetler.

k) Bilgi iin gnderilmi yazlar, mteferrik iler meyannda, kesin bir sonu dourmayan her trl yazmalar.

l) Personel devam defter ve izelgeleri, izin onaylar, izin dn bilgi verme yazlar, hasta sevk formlar.

m) mtihan duyurular, bavurular, imtihan tutanaklar, imtihan yazl katlar, imtihan sonu yazlar ve duyuru cetvelleri.

n) Grev talepleri ve cevap yazlar, ileme konmam bavurular ve yazlar.

o) Daireler aras mteferrik yazmalar, vatandalarla olan mteferrik yazmalar.

) Vatandalardan gelen istek, teklif, teekkr yazlar ve cevaplar.

p) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri.

r) stifade edilmesi, onarlmas ve yeniden yerine konmas mmkn olmayan evrak ve benzerleri.

s) Her trl cari ilemlerde aktalitesini kaybetmi olup deersiz olduklar takdir edilenler ile yukarda, genel tarifler ierisinde saylanlar dnda kalp da, brokratik gelimeler sonucunda, zamanla kendiliinden teekkl eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasf tamayan, hukuki ve ilmi kymeti bulunmayan, muhafazasna lzum grlmeyenler.

(2) Birinci fkrada saylanlarn imhasna, Bakanlk bnyesinde kurulacak Ayklama ve mha Komisyonunca karar verilir.

Ayklama ve imha komisyonlarnn tekili

MADDE 40 (1) Bakanlk Merkez Arivinde yaplacak ayklama ve imha ilemleri iin ariv hizmet ve faaliyetlerinin dzenlenmesi ve yrtlmesinden sorumlu Diplomatik Ariv Dairesi Bakannn veya Bakanlk Merkez Ariv yetkilisinin bakanlnda, Bakanlk Merkez arivinden grevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya birimin amiri tarafndan grevlendirilecek kamu idaresi, evrak ynetimi ve ayn zamanda bal olduu daire ve nitelerin verdii hizmetlerde bilgi ve tecrbe sahibi biri meslek memuru iki temsilciden oluacak be kiilik Bakanlk Merkez Arivi Ayklama ve mha Komisyonu kurulur. Ktphane ve dokmantasyon hizmetleri sorumlusu veya sorumlular da bu komisyona tabii ye olarak katlabilir.

(2) Yurtd tekilat arivlerinde yaplacak ayklama ve imha ilemleri iin misyon efinin bakanlnda bir meslek memuru ile arivden sorumlu konsolosluk ve ihtisas memurlarndan oluacak drt kiilik Ayklama ve mha Komisyonu kurulur. Yeterli personelin olmamas halinde bu komisyon en az kiiden tekil olunur.

Ayklama ve imha komisyonlarnn yetki ve sorumluluklar

MADDE 41 (1) Kullanlmasna ve muhafazasna lzum grlmeyen her trl malzemenin imhas, ayklama ve imha komisyonlarnn karar ile yaplr. Ancak, 45 inci madde hkmleri sakldr.

Ayklama ve imha komisyonlarnn alma esaslar

MADDE 42 (1) Ayklama ve imha komisyonlar, her yln Mart ay banda almaya balar.

(2) Komisyonlar, kullanlmasna ve muhafazasna lzum grlmeyen malzemelerle, ayklanmas o yla devredilmi malzemeleri ayklamaya tabi tutarlar.

(3) Komisyon kararlar oy okluu ile alnr. Komisyonlarn oy okluu ile karar veremedii durumlarda, komisyon bakannn oy verdii tarafn karar esas alnr.

YEDNC BLM

mha lemleri

Ayklama ve tasnif

MADDE 43 (1) Ayklama ve imha komisyonlarnca ayklanan ve imhasna karar verilen malzeme, zelliklerine gre, birimi, yl, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet ierisindeki tarih ve sra numaras, imha edilecei yl, dosya plan esas olmak zere bir ayklama ve ayrma tabi tutulur.

mha listesinin dzenlenmesi

MADDE 44 (1) mha edilecek malzeme iin bunlarn zelliine gre, teekkl ettii birim, yl, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet ierisindeki tarih ve sra numaras ve dosya plan esas alnmak zere iki nsha olarak imha listesi hazrlanr (Ek-5). mha listeleri, ayklama ve imha komisyonlarnn bakan ve yeleri tarafndan imzalanr. mhas reddedilen evrak ve malzeme, ileride ilgili komisyonlarca yeniden gzden geirilebilir.

mha listelerinin kesinlik kazanmas

MADDE 45 (1) Hazrlanan imha listeleri merkezde Bakan veya grevlendirecei st dzey amirin; yurtd tekilatlarnda ise, misyon efinin nerisi, Bakan veya grevlendirecei st dzey amirin onay ile kesinleir.

mha ekilleri

MADDE 46 (1) mha aadaki esaslara gre yaplr:

a) mha edilecek malzeme, zel kat kyma makinalarnda okunamayacak ekilde kylmak suretiyle imha edilir. Kylmak suretiyle imha edilen malzeme, kat hammaddesi olarak kullanlmak zere Babakanlk Devlet Arivleri Genel Mdrlne veya kamu yararna faaliyet gsteren dernek ve vakflara hibe edilebilir.

b) Gizli ve ok gizli zellii tayan imha edilecek evrak, okunamayacak derecede kyldktan sonra yaklarak yok edilir. Bu ilemler, Bakanlka salanan gerekli teknik tehizat ile yerine getirilir.

mha edilecek malzemenin ayklanmas

MADDE 47 (1) mha edilecek malzemeden kullanma imkan bulunan klasr, dosya ve benzeri malzemeler ayrlr.

mha tutana

MADDE 48 (1) mha ilemi, dzenlenecek iki nsha tutanakla tespit edilir (Ek-6). Bu tutanak, ayklama ve imha komisyonlarnn bakan ve yeleri tarafndan imzalanr.

mha listeleri ve tutanaklarnn saklanmas ve denetleme

MADDE 49 (1) kier nsha olarak hazrlanan imha listeleri ve tutanaklar, bunlarla ilgili yazma ve onaylar, aidiyetleri gz nnde bulundurularak gruplandrlr. Bu nshalardan birincisi birim, ikincisi Bakanlk Merkez Arivinde muhafaza edilir.

(2) Yurtd tekilatlarnca hazrlanan imha listelerinin onayl bir rnei Diplomatik Ariv Dairesi Bakanlna gnderilir.

(3) Listeler, denetime hazr vaziyette on yl sre ile saklanr.

SEKZNC BLM

eitli ve Son Hkmler

Denetleme

MADDE 50 (1) Diplomatik Ariv Dairesi Bakanl, Bakanlk ariv hizmet ve faaliyetlerinin bu Ynetmelikte belirtilen usul ve esaslar dahilinde yrtlmesini denetler ve tespit edilen aksaklklar bir raporla ilgili st makamlara arz eder (Ek-7).

Yurtii ve yurtd tekilatlarndan ariv malzemesinin nakli

MADDE 51 (1) Yurtii ve yurtd tekilat arivlerinde saklama sresini tamamlayan ariv malzemesinin Bakanlk merkez arivine devri, temsilciliklerin zellikleri ve ihtiyac gz nne alnmak suretiyle Bakanlka belirlenecek zel talimatlarla saptanr. Ariv malzemesinin Bakanlk merkez arivine devri, gerekli gvenlik nlemleri alnmak suretiyle yaplr. Bu erevede zel uaklarla yaplan resmi ziyaretler ve benzeri vesilelerden istifade edilebilir.

Dosya ve yararlanma ynergeleri

MADDE 52 (1) Diplomatik Ariv Dairesi Bakanl;

a) Bakanln grd hizmetler, yapt haberleme ve ilemlere ait belgelerin bir arada bulunmasn salayan dosyalama sistemini kurmak amacyla ynerge hazrlar.

b) Bakanlkta mevcut aratrmaya ak ariv malzemesinden yerli ve yabanc, hakiki ve hkmi ahslarn yararlanmas amacyla Bakanlk arivinden yararlanma usul ve esaslarna ilikin ynerge hazrlar.

Yrrlkten kaldrlan ynetmelik

MADDE 53 (1) 24/8/2001 tarihli ve 24503 sayl Resm Gazetede yaymlanan Dileri Bakanl Ariv Hizmetleri Ynetmelii yrrlkten kaldrlmtr.

Gei hkmleri

GEC MADDE 1 (1) Yeni dosyalama sistemi ve dosya ynergeleri ile Bakanlk Merkez Arivinden yararlanma esas ve usullerini belirleyen ynergeler hazrlanncaya kadar nceki uygulamalara devam edilir.

Yrrlk

MADDE 54 (1) Bu Ynetmelik yaym tarihinde yrrle girer.

Yrtme

MADDE 55 (1) Bu Ynetmelik hkmlerini Dileri Bakan yrtr.

 

Ynetmeliin eklerini grmek iin tklaynz